Amadori, azienda agroalimentare leader in Italia, ha un panorama tecnologico composto da un insieme eterogeneo di sistemi ERP (Enterprise Resource Planning), legacy e applicazioni custom, oltre a numerosi processi non strutturati. In passato, questo ha portato a numerosi step manuali e attività difficili da monitorare, rendendo complicato il raccoglimento di informazioni sui processi e portando ad alti tassi di errore e ridondanze. Anche le loro applicazioni legacy, con interfacce obsolete, non permettevano l’utilizzo via mobile, limitando, quindi, l’adozione da parte degli utenti.
Amadori desiderava dunque agevolare il lavoro dei propri dipendenti, partner e clienti lungo tutta la catena di fornitura, adoperando soluzioni tecnologiche più semplici da utilizzare e un minor numero di applicazioni, rese anche mobili. Inoltre, l’azienda voleva velocizzare la distribuzione delle applicazioni, con un minor investimento iniziale e sfruttando le tecnologie cloud.
Amadori ha scelto Appian per la trasformazione digitale basata sul cloud
Appian è stata scelta come piattaforma strategica per la trasformazione digitale basata sul cloud e per rendere, quindi, la sua infrastruttura digitale più veloce, flessibile e innovativa. Tramite l’utilizzo degli strumenti di Appian, Amadori aveva come obiettivi: riempire i “vuoti” tra le applicazioni legacy per ridurre i processi manuali; migliorare la gestione, l’accesso e l’affidabilità dei dati; agevolare la collaborazione tra i dipendenti per condividere la conoscenza in modo strutturato; consentire il miglioramento continuo dei processi nelle principali operazioni e funzioni aziendali.
Amadori utilizza Appian per gestire l’intero ciclo di acquisto, dalla richiesta al pagamento. Tramite l’utilizzo delle funzionalità RPA, viene semplificato il processo end-to-end e ridotta la necessità di interventi manuali. In questo modo, Amadori ha digitalizzato il suo processo procurement-to-pay, apportato elevati miglioramenti in termini di conformità e dispone ora di grande visibilità e controllo del processo finanziario in questione. L’azienda riesce a gestire ora oltre 100mila fatture all’anno, il 25% delle quali completamente automatizzate, e ha migliorato significativamente la visibilità aziendale e la conformità normativa con audit trail, analisi dei processi e reporting.
È stata poi creata dal team Amadori un’applicazione per l’Ufficio crediti, che sintetizza e presenta le informazioni archiviate nell’ERP e in altri sistemi interni, nonché i dati di fornitori esterni. In questo modo è tutto organizzato in un unico luogo, accessibile in qualsiasi momento dagli utenti autorizzati, e questo permette un miglior processo decisionale. Solo nel primo mese, l’applicazione ha gestito oltre 3.500 richieste di modifica del limite di credito e ha ridotto i tempi di attesa per le richieste di credito da una settimana a 2,5 giorni.
Oltre 150 progetti gestiti in quattro mesi
Inoltre, l’applicazione di Product development gestisce e monitora tutte le attività relative allo sviluppo di nuovi prodotti o alle modifiche di questi. Tutte le parti interessate al processo possono collaborare in maniera semplice, mentre il sistema di gestione dei processi e dei contenuti di Appian tiene traccia di tutte le richieste e dei prototipi, rendendo disponibili anche analisi e report. Grazie a questo ambiente unificato, nei primi quattro mesi il team ha gestito più di 150 progetti e ha completato 3.000 attività con 50 dipendenti.
L’azienda ha anche ridotto i propri processi legali, tra cui la gestione degli accordi commerciali con la grande distribuzione organizzata. Appian gestisce i processi contrattuali, così come anche i termini dei contratti di fornitura commerciale, sostituendo l’utilizzo della documentazione cartacea e della posta elettronica, con documenti e firme elettroniche. In questo modo, Amadori ha digitalizzato e gestito circa 500 contratti all’anno e, con il tempo risparmiato, è riuscita a completare più contratti.
C’è poi la soluzione di asset management che gestisce gli asset IT per più di 2.500 dispositivi. Inoltre, i concessionari esterni, accedendo alla piattaforma Appian, possono gestire la manutenzione della flotta di auto e furgoni. Amadori ha gestito circa 300 asset IT nei primi tre mesi e la manutenzione di circa 3.300 vetture nel 2022.
La gestione di file grafici e delle etichette di imballaggio
Infine, grazie a un’altra applicazione che coordina le agenzie di marketing, gli uffici di garanzia della qualità e il reparto marketing, l’azienda riesce a gestire al meglio lo scambio di file grafici e l’approvazione delle etichette di imballaggio, riuscendo, in un solo anno, a semplificare la gestione di 1.600 modifiche grafiche e a completare circa 8.000 attività.
Sandro Salvigni, IT & Digital Transformation Manager di Amadori, dichiara: “Abbiamo scelto Appian come piattaforma strategica per la trasformazione digitale basata sul cloud perché ci consente di essere agili e di rispondere, insieme al business, alle richieste di un contesto in continua evoluzione. Il mix di Business Process Management (BPM), RPA e sviluppo low-code supporta il nostro focus sul monitoraggio dei processi e sul miglioramento continuo, sulla collaborazione all’interno e all’esterno della nostra azienda e visibilità sui nostri dati attraverso le applicazioni”.
