Negli studi dei commercialisti, i processi ruotano attorno ai dati e la loro organizzazione può facilitare o complicare l’avanzamento dei lavori. Lavori che, come è noto, subiscono continue pressioni esterne, dovute alla concorrenza, quindi all’esigenza di ridurre i costi, all’evoluzione delle normative a cui conformarsi e alle richieste dei clienti, sempre più specifiche e personalizzate.
La Robotic Process Automation (RPA) è una tecnologia capace di agire sul workflow dei commercialisti; si tratta di robot software in grado di eseguire alcune attività ripetitive e standard, come fossero degli esseri umani: il tutto in tempi minori, senza errori, lavorando anche di notte.
Il ruolo del commercialista oggi
La figura del commercialista si è sempre più schiacciata sul ruolo di operatore contabile, che rincorre scadenze e svolge attività a basso valore aggiunto, pur di trattenere clienti.
Anziché come consulente fiscale e strategico, il dottore commercialista è percepito da imprese e assistiti come un fornitore di servizi poco qualificato, una commodity: il valore aggiunto della sua professionalità rimane invisibile agli occhi dei propri clienti.
In un contesto del genere, il burnout di commercialisti e collaboratori è in agguato e le possibilità di crescita dello studio sono troncate sul nascere. Impossibile investire tempo e risorse su nuovi progetti. Come interrompere questo circolo vizioso?
Agire alla base del metodo di lavoro, cioè sull’organizzazione dei processi di lavoro, rendendoli ottimizzati e veloci, spezza la catena di stress e di sollecitazione sullo studio.
I vantaggi della RPA per i commercialisti
In dettaglio vengono illustrati cinque principali vantaggi che l’automazione robotica garantisce ai processi di studio.
Efficienza: processi robotizzati per eseguire lo stesso compito in meno tempo
Risparmio sui costi: l’automazione robotizzata elimina la necessità di assumere personale aggiuntivo e inoltre
Uno degli aspetti vincenti della RPA, immediato e tangibile, è la riduzione dell’intervento manuale sui flussi di lavoro che riguardano operazioni di routine, che comportano un notevole dispendio di tempo, benché richiedano uno sforzo cognitivo scarso.
Rientrano tra questi:
- scarico fatture,
- invio di F24,
- stampa dei registri contabili,
- invio di dichiarazioni fiscali
e altri ancora.
Con i software robot si possono rendere autonomi tutti i processi di acquisizione, conversione, riordino e indicizzazione dei dati riguardanti queste operazioni, che vengono svolte senza la necessità di alcun intervento umano.
Grazie alla RPA, l’efficienza complessiva del processo di ottenimento e archiviazione dei dati aumenta, migliorando le operazioni del flusso quotidiano di lavoro.
Con l’RPA i commercialisti risparmiano tempo, costi e risorse
I contabili possono sfruttare l’RPA per automatizzare le attività più banali e sfruttare al meglio le loro risorse
Il commercialista che si avvale di soluzioni RPA riesce a gestire volumi di dati, quindi numero di clienti, notevolmente maggiori rispetto all’elaborazione classica.
Lasciando eseguire le operazioni a basse marginalità ai robot, i costi della manodopera si abbassano.
Risparmiare tempo proprio e per i collaboratori di studio consente al commercialista di investire energie su attività ad alte marginalità, rendendo più proficuo lo stesso numero di ore lavorate per cliente. È evidente come, completando una medesima porzione di lavoro in tempi più brevi, i costi operativi si riducano.
Riduzione dei tempi, diminuzione dei costi e maggior tempo libero per i collaboratori si traducono in un circolo virtuoso. Grazie a questo è possibile aumentare il proprio portafoglio clienti senza dover necessariamente assumere nuovo personale di studio, risparmiando quindi anche su nuove assunzioni non necessarie.
Infine, va ricordato il risparmio dato dall’implementazione di una tecnologia capace di dialogare con software e gestionali già presenti in studio, senza costringere il commercialista a modificare gli applicativi in uso.
Velocità: il principale vantaggio che l’automazione computerizzata offre ai contabili
Grazie alla RPA, il processo di inserimento dei dati viene automatizzato e tutti i processi diventano più efficienti, consentendo ai contabili di fornire rapidamente servizi ai loro clienti. Inoltre, la RPA può anche aiutare i commercialisti a lavorare in modo più accurato, riducendo le possibilità di errore che potrebbero verificarsi quando si inseriscono manualmente i dati.
La RPA permette di velocizzare i tempi di elaborazione dei dati e di snellire interi processi operativi. I software robot sono in grado di completare lo stesso lavoro di un impiegato di studio in una frazione di tempo inferiore.
Inoltre, l’esecuzione manuale delle procedure, degli invii e delle archiviazioni è ripetitiva e comporta un alto rischio di errore. Non da ultimo, la RPA sgrava i collaboratori dei commercialisti da compiti poco gratificanti, consentendo di dirottare le loro competenze su attività più incentivanti per sé e più fruttuose per lo studio.
Scalabilità: un altro grande vantaggio della RPA
Le soluzioni RPA possono essere implementate su diversi processi dell’attività contabile.
La loro installazione è preceduta da un’analisi dei processi operativi dello studio. Questo serve per individuarne le carenze e ristrutturarle su modelli ottimizzati.
Esaminato il flusso di lavoro specifico dello studio, gli strumenti già in uso, i carichi di lavoro e le competenze interne, l’automazione è personalizzata sullo studio specifico. Queste caratteristiche rendono la RPA scalabile e implementabile dalla maggior parte degli Studi di commercialisti.
RPA e conformità alle normative del settore contabile
L’utilizzo di soluzioni RPA in ambito contabile contribuisce a garantire la conformità alle normative in continua evoluzione. Inoltre, rende più facile tracciare e monitorare le modifiche nel tempo, rendendo più efficiente il processo di revisione.
I software robot permettono di ordinare dati non strutturati, come e-mail, fogli di calcolo e documenti archiviati come file. I robot eseguono i compiti assegnati loro seguendo i comandi ricevuti, ripetendoli quindi sempre allo stesso modo e interfacciandosi con i diversi gestionali di studio, mantenendo coerenza interna.
L’immissione d’informazioni, la convalida di dati e l’organizzazione dei documenti secondo standard costanti garantisce il rispetto di normative, la riservatezza dei dati e previene la loro manipolazione. Questa pianificazione agevola lo scambio d’informazioni tra gli stessi colleghi, che consultano pratiche e informazioni secondo codici prestabiliti e output coerenti.
I vantaggi dell’RPA per gli studi dei commercialisti
L’automazione robotica dei processi (RPA) può essere uno strumento potente per i contabili. Consente loro di selezionare facilmente i dati non strutturati da fonti diverse, inserirli nel sistema contabile e convalidarli per verificarne l’accuratezza. L’automazione di attività banali come l’inserimento dei dati può anche contribuire a garantire la conformità con le normative, mantenere la riservatezza dei dati e prevenire manipolazioni indesiderate. Inoltre, l’RPA offre ai contabili la possibilità di organizzare rapidamente i documenti in base alle esigenze dei clienti.
I benefici che la RPA assicura ai dottori commercialisti sono anche maggiori di quelli fin qui descritti. L’aspetto più interessante sta nella possibilità per lo studio del commercialista di sfruttare la RPA per concentrarsi sugli aspetti critici del flusso di lavoro interno, aumentando quindi le prestazioni aziendali e offrendo servizi di miglior qualità ai propri assistiti.
