Ecco sette dei maggiori problemi che si presentano sul posto di lavoro che gli strumenti AI Gen possono risolvere.
1. Come non perdere il filo di una riunione
A volte il suono di un messaggio in arrivo o la noia delle videochiamate consecutive significa che perdiamo il filo di ciò che sta succedendo in una riunione. È qui che entra in gioco un assistente virtuale per le riunioni. Questi strumenti trascrivono, riepilogano e organizzano ciò che succede in una riunione, così si ottiene un riassunto ordinato con le azioni da intraprendere successivamente. Alcuni assistenti (come la trascrizione integrata in Zoom e Teams, o l’app aggiuntiva di Otter.ai) trascrivono anche in tempo reale, così si può scorrere rapidamente indietro attraverso la conversazione.
2. Come gestire le email
Il lavoro di gestione delle email è diventato notevolmente più facile grazie a una nuova generazione di client di posta elettronica che utilizzano l’AI per triage dell’ondata in arrivo e accelerare il lavoro di risposta. I programmi di posta elettronica potenziati dall’AI come Superhuman e Shortwave possono analizzare il contenuto dei messaggi e tenere traccia dei diversi mittenti, consentendo loro di organizzare la casella di posta per tipo di messaggio e priorità (quindi tutte le tue newsletter commerciali vengono raggruppate insieme, diciamo, e non ingombrano la casella principale). I programmi possono anche redigere risposte ai messaggi. Utilizzare un client email abilitato all’AI mantiene la casella principale solo per i messaggi più importanti e consente di guardare tutto il resto (le newsletter e altro) quando si ha tempo.
3. Come affrontare un collega fastidioso
A volte infastidisce così tanto un collega non collaborativo, polemico o condiscendente che non si riesce a resistere a scrivere un’email molto tagliente e ostile. Ora si può affidare il lavoro a un’AI. Possiamo dire all’AI qualcosa del tipo: “Per favore, riscrivi questa risposta email in modo che sia costruttiva e cordiale, anziché ostile”, si ottiene una nuova prospettiva su come riformulare le risposte pungenti. Così possiamo dire: “Nelle ultime settimane, allinearsi direttamente è stato difficile”, anziché: “È super frustrante che non sono riuscito ad avere del tempo da te”.
L’AI smussa gli spigoli e trasforma la bozza in un messaggio che può effettivamente ottenere il risultato desiderato.
4. Quando si ha bisogno di assistenza tecnica
Raramente passa un giorno senza aver bisogno di qualche tipo di assistenza tecnica, come imparare a utilizzare una nuova app o risolvere problemi con una piattaforma di videoconferenza. Chi odia guardare i video tutorial e non ha tempo per leggere un manuale online o chiamare un produttore, può chiedere semplicemente a Perplexity o ChatGPT come risolvere il problema. In questo modo si ottengono istruzioni passo-passo adattate al particolare livello di competenza, e si possono fare domande di chiarimento se i passaggi iniziali non hanno funzionato.
5. Un argomento difficile da capire
Se dobbiamo leggere un argomento accademico o tecnico che è completamente nuovo, chiediamo a un’AI generica (come Claude, Perplexity o ChatGPT) di darci un riassunto generale del campo, oppure usiamo uno strumento di ricerca accademica abilitato all’AI come scite per avere un riassunto delle principali intuizioni nel campo. Ma questo è solo un punto di partenza, perché le AI spesso basano i loro riassunti su un sottoinsieme eccentrico della letteratura accademica, oppure inventano cose. Una volta che abbiamo le coordinate, scegliamo alcuni articoli credibili (quelli con molte citazioni, o che sono stati raccomandati da esperti) e chiediamo a un’AI di riassumerli e chiarire qualsiasi punto che non capiamo.
6. Come non fare i lavori noiosi
Non esiste un lavoro che non comporti una certa quantità di lavoro noioso – sia esso fatturazione, correzione bozze, pulizia dei dati o organizzazione dei file. Ora possiamo affidare quasi tutti i compiti noiosi e fastidiosi a un’AI. Ad esempio: un fornitore che manda fatture in una forma che il sistema contabile non accetta; piuttosto che rifare quelle fatture a mano (o chiedere al fornitore non tecnico di correggerle), usiamo l’AI per fare il lavoro. Ci vogliano solo cinque minuti per formulare il prompt che fa il lavoro: “Sei un agente di fatturazione per un fornitore. Il tuo ruolo principale è prendere appunti di fatturazione grezzi e organizzarli in una tabella strutturata. La tabella dovrebbe avere colonne per data, periodo di tempo e ore lavorate, con una riga al giorno. Il tuo obiettivo è fornire informazioni di fatturazione chiare e accurate, assicurando che tutti i dettagli siano ordinatamente organizzati e facilmente comprensibili.”
Una volta ottenuto quel prompt, possiamo usarlo più e più volte. Tutto quello che facciamo è incollare l’ultima fattura del fornitore dopo quel prompt, e si ottiene una tabella che è possibile inserire in Excel e inviare alla app di contabilità.
7. Quando abbiamo bisogno di esempi
Quando stiamo lavorando su un articolo, una presentazione o un rapporto, spesso manca proprio l’esempio giusto per completarlo – il che può significare cercare su internet per ore o chiedere ad amici e colleghi di condividere i loro esempi ed esperienze. Ora si può chiedere semplicemente a un’AI abilitata al web come Perplexity qualcosa del tipo “cinque esempi di aziende manifatturiere che hanno abbracciato il lavoro ibrido”. Oppure chiedere a un paio di diverse AI di aiutarci a fare brainstorming per più esempi per un lavoro in corso – come dare a Claude e ChatGPT una bozza dei primi sei problemi in questo articolo, e chiedere loro di suggerire più problemi che l’AI potrebbe essere in grado di risolvere.
Altri modi in cui l’AI può aiutarci nel lavoro
“Trovare informazioni pertinenti in un mare di dati”: caricare fogli di calcolo su AI e chiedere aiuto per riorganizzare o evidenziare schemi.
“Migliorare il brainstorming creativo”: l’AI rimuove il collo di bottiglia del bisogno di un sounding board per le nuove idee, perché ora possiamo sempre rivolgerci a un’AI come il sounding board virtuale.
“Migliorare la gestione dei social media”: come suggerito da ChatGPT, possiamo usare l’AI per analizzare le prestazioni dei post online e capire i migliori ganci e titoli per gli aggiornamenti futuri.
L’AI non solo può affrontare i nostri punti dolenti lavorativi, ma conserva anche una memoria di tutto ciò che ha risolto.
