La Robotic Process Automation (RPA) è una tecnologia per l’automazione dei processi in costante crescita in termini di mercato. Questo successo è dovuto ai molti vantaggi che la RPA introduce nelle aziende: risparmio di tempo e di risorse e al contempo semplicità di implementazione. Tutto ciò fa sì che oggi il ruolo della RPA sia determinante in una azienda, poiché questa tecnologia consente di sostituire il fattore umano in task a basso valore aggiunto, sia dal punto di vista delle competenze dei dipendenti, sia dal punto di vista del business. Liberare le persone da attività manuali ripetitive, consentendo di utilizzarle per attività più remunerative, è il primo obiettivo di un sistema RPA.
La RPA vista dalle società di ricerca
Secondo la società Gartner, tra le principali priorità per i CIO figurano la trasformazione e l’automazione dei processi aziendali; uno dei principali trend è quello della hyperautomation, di cui la RPA fa parte.
Da parte sua, l’Osservatorio Artificial Intelligence della School of Management del Politecnico di Milano nel 2021 ha censito 33 applicazioni di RPA nei processi amministrativi e di supply chain a livello internazionale. Il 67% di queste soluzioni è focalizzato sul ciclo ordine-consegna-fatturazione-pagamento e, in particolare, sulla fase di fatturazione (21 casi). A seguito dell’obbligo di fatturazione elettronica, infatti, in Italia si è registrato un sensibile aumento dell’interesse da parte delle aziende verso la RPA, ritenuta per il 16% la priorità di investimento per il 2022. I processi legati alla fatturazione, infatti, sono molti, complessi e ripetitivi (ad es. data entry e verifica delle informazioni); gestirli in modalità manuale non è solo inefficiente ma può generare potenziali errori su documenti di valore legale e a rischio di conformità.
Come funziona la Robotic Process Automation
La definizione di RPA comprende un set di tecnologie e applicazioni utilizzate per imitare, in modo deterministico, le azioni svolte dall’uomo nell’interazione coi sistemi informativi. I software (bot) sono programmati per eseguire task che permettono di standardizzare i comportamenti, così da ridurre il rischio di errori e avere un maggiore controllo sulle attività. Inoltre, possono essere utilizzati per il monitoraggio (system monitoring) di sistemi e per la verifica di non regressione a fronte di cambiamenti (change management).
I vantaggi
Secondo alcune società di consulenza, il costo per l’esecuzione di un’attività mediante l’utilizzo di una soluzione di RPA è, in media, molto inferiore al costo di una risorsa umana (FTE) dell’area Stati Uniti-Unione Europea (pari a circa 1/9 FTE) e con risparmi significativi anche rispetto a un servizio offshore (pari a circa 1/3 FTE) impiegati per svolgere la medesima attività.
Le tipologie
All’interno delle tecnologie di automazione dei processi possiamo distinguere principalmente:
- RPA presidiata (attended) – i bot che automatizzano le interazioni con le applicazioni desktop degli utenti vengono eseguiti all’interno di ciascun ambiente desktop dell’utente stesso. Il bot si avvale dell’interazione dell’utente per completare processi decisionali e/o per inserire informazioni non automatizzabili, per esempio per motivi normativi o perché l’utente preferisce mantenere un presidio.
- RPA non presidiata (unattended) – i bot lavorano su un server separato o una macchina virtuale (o più di una) svolgendo il loro compito solo quando “innescati” da altri sistemi software. Il bot è in grado di completare in autonomia i processi
Da citare, inoltre, le soluzioni di RPA combinate o assistite dall’intelligenza artificiale (AI Assisted RPA e AI Driven RPA (o iBPM – Intelligent Business Process Management).
Tutto quello che un decision maker aziendale deve sapere
I principali driver che un decision maker deve tenere presenti quando si approccia a un progetto di RPA sono:
- riduzioni significative dei costi: una soluzione di RPA che utilizza un bot unattended è in grado di svolgere le attività operative programmate 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni l’anno, con medesimo rendimento in termini di produttività. I costi di una soluzione di RPA (progetto, licensing, hardware ecc.) possono essere significativamente inferiori a quelli delle risorse umane che andrebbero a sostituire, anche in riferimento ad operatori con un basso livello di retribuzione o a servizi di outsourcing e off-shoring.
- velocità nello svolgimento delle attività da parte di un bot: significativamente superiore rispetto a quella di una risorsa umana (fino a 15 volte)
- affrancare il personale qualificato dalle attività ripetitive e a basso valore aggiunto, permettendogli di concentrarsi su compiti più complessi, strategici e a maggior valore;
- scegliendo una soluzione di RPA in alternativa all’outsourcing e all’offshoring, si ottengono i vantaggi di avere un maggiore controllo su dati, processi e servizi, riuscendo comunque a conseguire una diminuzione dei costi.
Credemtel, un caso reale di automazione dei processi
Blue Eye Solutions è la società controllata da Credemtel che si occupa di RPA. Presentiamo qui un caso reale di implementazione dell’automazione dei processi per un Gruppo composto da venti società presenti su tutto il territorio italiano.
Avendo aderito all’opportunità offerta dalla disciplina relativa all’opzione per il Gruppo IVA di cui all’art. 11 della Direttiva 2006/112/CE del Consiglio del 28 novembre 2006, il Gruppo si trovava a dover gestire la ricezione delle fatture elettroniche di tutte le strutture in un unico cassetto fiscale. Per questo motivo si è appoggiato a un outsourcer Credemtel S.p.A., con l’obiettivo di migliorare i processi operativi e il monitoraggio delle fatture, con un progetto che è stato denominato “Quadratura Cassetto Fiscale”.
Il progetto “Quadratura Cassetto Fiscale”
Le operazioni di quadratura venivano eseguite dal Gruppo, in precedenza, attraverso il lavoro di personale amministrativo che, in maniera sistematica o a campione, verificava la quadratura tra quanto presente nel sistema contabile e quanto disponibile su SDI. È facile comprendere l’onerosità delle operazioni e la difficoltà di individuare situazioni critiche.
A fronte di queste considerazioni, sono stati realizzati dei bot che eseguono le operazioni di verifica e quadratura in maniera completamente unattended, emulando in tutto l’operatività di una persona, senza interventi di sviluppo software ma soltanto con un’approfondita analisi del processo.
“I processi di accesso automatizzato al cassetto fiscale sono stati predisposti mediante l’integrazione tra la piattaforma di fatturazione elettronica fornita da Credemtel e la soluzione di RPA di uno dei fornitori leader di settore”, spiega Fabio Pagano, Product Manager Credemtel S.p.A..
“L’utilizzo dei bot per effettuare la quadratura del Cassetto Fiscale ha permesso di liberare risorse per dedicarle ad altre operazioni che richiedono un contributo discrezionale. Ha avuto altresì un impatto rilevante la tempestività con cui il sistema rende disponibili i risultati delle verifiche, sterilizzando le scadenze rispetto a giorni festivi, orari notturni, e altro; in altri termini, il bot lavora con una logica 7×24”.
Come ulteriore vantaggio dell’adozione del sistema RPA, alla struttura IT non sono stati richiesti interventi di sviluppo software o di configurazione di apparati. Il sistema è stato attivato in tempi brevi, nella massima garanzia di riservatezza e sicurezza dei dati e delle operazioni eseguite.
I consigli dall’esperienza Credemtel
In conclusione, ecco le attività importanti che un CIO deve considerare secondo l’esperienza Credemtel:
- analizzare il processo e individuare le attività ripetitive
- definire bene gli obiettivi
- prevedere un piano di change management che dovrebbe includere
- creazione e diffusione della documentazione esplicativa della RPA ai collaboratori
- condivisione ed eventuale ridistribuzione delle competenze e dei carichi di lavoro che saranno svolti dai collaboratori
- previsione di sessioni formative per le risorse che eventualmente dovranno essere ricollocate su altre mansioni e per quelle che dovranno interfacciarsi con l’RPA;
- effettuare test di funzionamento
- fare attenzione ai dati contenuti nei log.
Robotic Process Automation – Casi applicativi & best practice: evento online
Di RPA si parla nell’evento online dal titolo: “Robotic Process Automation – Casi applicativi & best practice”, in programma l’8 novembre 2022, ore 15.00. Relatori: Luca Bicchieri, Responsabile BU System Integration and Operation di Blue Eye Solutions e Luca Monformoso, Responsabile IT Fratelli Giacomel.
articolo in collaborazione con Credemtel
