Come l’AI aiuta nella gestione delle riunioni aziendali

La gestione delle riunioni aziendali presenta diverse sfide. Tra queste: la calendarizzazione, che deve tenere conto delle disponibilità di tutti i partecipanti; la preparazione delle presentazioni, che deve essere chiara, coinvolgente e pertinente; la verbalizzazione delle riunioni, che deve essere accurata e comprensibile; e la condivisione delle decisioni, che deve essere comunicata in modo efficace a tutte le parti interessate. Nel rispondere a queste sfide entrano in gioco le tecnologie di intelligenza artificiale, che possono affrontare e risolvere molte delle sfide legate alla gestione delle riunioni aziendali.

Come l’AI può intervenire in ogni fase di una riunione

Le riunioni aziendali sono elementi cardine nel panorama del mondo degli affari, una componente fondamentale dei processi dell’azienda. Forniscono una piattaforma per la comunicazione, la collaborazione e la decisione, ed è in queste occasioni che vengono spesso prese le decisioni strategiche. Il loro ruolo, la frequenza e il formato possono variare, ma la loro importanza nel facilitare la comunicazione e la decisione rimane costante. In altre parole, le riunioni aziendali sono come il battito cardiaco di un’organizzazione, pulsanti con informazioni, idee, decisioni e relazioni che mantengono l’organizzazione viva e in movimento.

Ecco una lista di attività riguardanti le riunioni aziendali che si possono svolgere con il contributo dell’AI.

• Pianificazione e calendarizzazione: nella fase che precede la riunione, gli strumenti basati sull’AI possono essere usati per programmare le riunioni. Questi strumenti sono in grado di prendere in considerazione la disponibilità di tutti i partecipanti, i fusi orari e anche le preferenze personali per suggerire i momenti più opportuni. Ad esempio, un assistente virtuale può inviare inviti a riunioni e raccogliere le risposte, facilitando la pianificazione delle riunioni.
• Preparazione delle riunioni: gli strumenti di AI possono essere utilizzati per raccogliere e analizzare informazioni pertinenti prima della riunione. Questo può includere l’analisi dei dati aziendali, l’elaborazione di rapporti e la creazione di presentazioni visive. Ad esempio, una piattaforma di business intelligence basata sull’AI può analizzare le prestazioni finanziarie dell’azienda e generare un report in modo automatico, che può poi essere presentato in riunione.
• Conduzione delle riunioni: durante la riunione, gli strumenti di AI possono facilitare la discussione e assicurare che tutte le voci vengano ascoltate. Ad esempio, uno strumento di moderazione basato sull’AI può seguire la conversazione e assicurare che tutti i partecipanti abbiano la possibilità di parlare. Può anche riconoscere quando la discussione si discosta troppo dall’argomento e riportarla sul binario giusto.
• Verbalizzazione delle riunioni: dopo la riunione, gli strumenti di AI possono essere usati per creare verbali dettagliati. Un’applicazione di trascrizione automatica può convertire l’audio della riunione in testo, mentre uno strumento di sintesi basato sull’AI può raccogliere i punti chiave della discussione e creare un resoconto strutturato della riunione. Questo facilita non solo la documentazione della riunione, ma anche la comprensione e l’implementazione delle decisioni prese.
• Condivisione delle decisioni: infine, l’AI può essere utilizzata per comunicare le decisioni prese durante la riunione a tutti i membri del team, in un formato che sia facilmente comprensibile. Ad esempio, un sistema di gestione delle conoscenze basato sull’AI può distribuire le informazioni a tutti i membri del team e fornire loro un accesso facile e veloce alle decisioni e ai verbali delle riunioni.

Riunioni più efficienti utilizzando l’AI

L’AI può svolgere un ruolo fondamentale in ogni fase della gestione delle riunioni, dalla pianificazione alla condivisione delle decisioni. Facilita la pianificazione e la preparazione delle riunioni, ne migliora la conduzione e la documentazione, e assicura una comunicazione efficace delle decisioni. Questo porta a riunioni più efficienti e produttive, risparmiando tempo e risorse e migliorando la collaborazione e la comunicazione all’interno dell’organizzazione.

Ma, nonostante l’efficacia potenziale dell’intelligenza artificiale nella gestione delle riunioni aziendali, è cruciale prendere in considerazione le sfide e i limiti potenziali del suo utilizzo.

In primo luogo, la privacy dei dati è una questione che non può essere ignorata. Mentre l’AI può raccogliere, analizzare e distribuire informazioni in modo efficiente, bisogna fare attenzione alla protezione dei dati sensibili. L’AI avrà accesso a dettagli delle discussioni, decisioni e altre informazioni che potrebbero essere riservate. Pertanto, è indispensabile implementare rigorose misure di sicurezza e conformità per garantire che le informazioni non cadano nelle mani sbagliate o vengano utilizzate in modo improprio.

In secondo luogo, la fiducia nelle decisioni prese dall’AI può rappresentare una sfida significativa. Nonostante l’AI possa suggerire i tempi di riunione più opportuni o compilare verbali dettagliati, alla fine sono le persone che devono interpretare e agire su queste informazioni. La fiducia nell’AI dipenderà in gran parte dalla sua capacità di fornire suggerimenti accurati e utili. Sarà quindi necessario un processo di apprendimento e adattamento, nonché un impegno per il miglioramento continuo basato sui feedback degli utenti.

Quale piattaforma di AI utilizzare per le riunioni aziendali?

A fronte della domanda su cui molti si staranno interrogando: esiste una piattaforma in grado di gestire tutte le fasi di una riunione aziendale? Dopo un’attenta ricerca, la risposta sembra essere no. Tuttavia, nel mondo digitale, tutto è possibile. Numerose piattaforme possono supportare diverse fasi del processo delle riunioni.

Grazie a Bing Chat, ecco una panoramica di alcune di queste piattaforme:

• Google Calendar: questa app gratuita per la pianificazione fa parte della suite di Google e offre un’ottima integrazione con altre app come Gmail, consentendo flessibilità e la creazione di calendari di gruppo.
• x.ai e Calendly: queste piattaforme utilizzano l’AI per programmare le riunioni e inviare promemoria ai partecipanti.
• Doodle: questa piattaforma permette di creare sondaggi per trovare il momento migliore per una riunione.
• Sherpany e iBabs: queste soluzioni offrono funzionalità per gestire e ottimizzare le riunioni, registrare verbali e decisioni, e mantenere tutti i dati sensibili al sicuro.
• RemotePC Meeting, LogMeIn GoToMeeting, RingCentral Office, Microsoft Teams, Google Apps, Zoom, ClickMeeting, CyberLink U Meeting, BigBlueButton, Zoho Meetings e Lifesize: tutte queste piattaforme per videoconferenze consentono di organizzare riunioni a distanza con una serie di funzionalità di supporto.
• Sherpany: fornisce una guida su come redigere i verbali delle riunioni.
• Tableau: questa piattaforma per l’analisi dei dati offre una guida sul processo decisionale basato sui dati e suggerisce di condividere le dashboard per evidenziare le informazioni chiave.

I risultati della ricerca confermano l’ipotesi iniziale: non esiste una singola piattaforma in grado di gestire l’intero processo delle riunioni aziendali, ma numerose applicazioni che offrono soluzioni parziali. Questa carenza potrebbe rappresentare un’opportunità per le startup. Nonostante la sfida possa sembrare imponente, il mercato potenziale è ampio. Le aziende spesso spendono molto tempo in riunioni e la perdita di informazioni nel corso del processo può comportare costi significativi. Pertanto, una soluzione che faciliti e ottimizzi l’intero ciclo delle riunioni rappresenterebbe un notevole valore aggiunto.

L’accettazione dell’AI da parte dei dipendenti

Infine, l’accettazione dell’AI da parte dei dipendenti è un altro aspetto cruciale. Nonostante le molte efficienze che l’AI può portare, è possibile che alcuni dipendenti si sentano a disagio o minacciati dalla sua introduzione. La gestione del cambiamento sarà fondamentale in questa fase, includendo formazione adeguata e comunicazione chiara sui benefici dell’AI, così come l’ascolto e l’indirizzamento delle preoccupazioni dei dipendenti.

Conclusioni

In conclusione, mentre l’intelligenza artificiale ha il potenziale per rivoluzionare le riunioni aziendali, è fondamentale affrontare in modo proattivo le sfide legate alla privacy dei dati, alla fiducia nelle decisioni basate sull’AI e all’accettazione dei dipendenti. Solo così si potrà realizzare appieno il potenziale dell’AI, assicurando al contempo che le riunioni aziendali rimangano luoghi sicuri, affidabili e inclusivi per la collaborazione e la presa di decisioni.

Andrea Bruno Viliotti | LinkedIn