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Guida a Microsoft 365 Copilot: come l’AI trasforma il lavoro in azienda



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Cosa permette di fare l’estensione basata su AI di Microsoft 365. Le capacità, come l’interazione in linguaggio naturale e l’integrazione con dati aziendali, e i vantaggi promessi, come una maggiore efficienza e una riduzione delle attività ripetitive

Pubblicato il 12 gen 2024

Gioele Fierro

CEO e Founder Promezio Engineering



Microsoft 365 Copilot azienda

Nell’ultimo anno, la competizione tra le principali aziende del settore IT si è concentrata prevalentemente sull’intelligenza artificiale. Google migliora l’integrazione di Bard con la sua suite di servizi e, in risposta, Microsoft preme sull’acceleratore: dalla sua stretta collaborazione con OpenAI, nasce Copilot, un’integrazione AI-Powered alla suite di produttività Microsoft 365.

Microsoft 365 Copilot azienda

Esploriamo le caratteristiche, le funzionalità e i vantaggi di Microsoft 365 Copilot, evidenziando il potenziale di questo strumento nel trasformare il lavoro d’ufficio e nell’aprire nuove frontiere nella produttività aziendale. Copilot si propone come un game-changer nell’ambito lavorativo: dalla garanzia di sicurezza e privacy dei dati, all’aumento dell’efficienza, fino all’eliminazione delle attività ripetitive, promette di trasformare radicalmente il nostro modo di interagire con la tecnologia nel lavoro quotidiano.

Cos’è Microsoft 365 Copilot

Copilot è un’estensione smart delle note applicazioni per l’ufficio di Microsoft 365, come Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams. Sfruttando la potenza di modelli di linguaggio derivati dalla famiglia GPT di OpenAI, Copilot non si limita a essere un assistente passivo, ma un partner attivo nel processo di lavoro, in grado di guidare, facilitare e accelerare le attività quotidiane.

Copilot può essere considerato un catalizzatore della produttività e della creatività degli utenti di Microsoft 365. Che si tratti di redigere documenti in Word, analizzare dati in Excel, creare presentazioni in PowerPoint, gestire email in Outlook o collaborare in Teams, Copilot può diventare un alleato indispensabile. Il suo punto di forza risiede nella semplicità dell’interfaccia linguistica: permette, infatti, agli utenti di interagire tramite comandi in linguaggio naturale, rendendo l’esperienza più intuitiva e meno tecnica.

Grazie alla sua perfetta integrazione con Microsoft Graph, Copilot può accedere a dati aziendali strutturati presenti negli spazi cloud del servizio, offrendo risposte e soluzioni contestualizzate e pertinenti. Questo significa che Copilot non solo risponde alle domande degli utenti, ma fornisce anche spunti e suggerimenti basati sul contesto specifico del lavoro svolto, migliorando così l’efficienza operativa.

Le principali funzionalità di Microsoft 365 Copilot per le aziende

Microsoft 365 Copilot è l’attuazione pratica della vision futuristica del lavoro potenziato dall’AI di Microsoft. Secondo Satya Nadella, Presidente e CEO della società di Redmond, Copilot rappresenta “il prossimo grande passo nell’evoluzione dell’interazione umana con la tecnologia informatica”, promettendo di “cambiare fondamentalmente il modo in cui lavoriamo e sbloccare una nuova ondata di crescita della produttività”​.

La promessa di Copilot va oltre l’incremento della produttività individuale; si tratta di creare un nuovo modello di conoscenza per ogni azienda, sfruttando il vasto serbatoio di dati e informazioni che oggi giace in gran parte inaccessibile e inutilizzato. Grazie a Copilot, queste informazioni possono fluire liberamente attraverso l’organizzazione, garantendo un prezioso risparmio di tempo nella ricerca di risposte e facilitando la condivisione delle conoscenze.

Copilot eleva le competenze degli utenti: le funzionalità avanzate di Microsoft 365 sono ora alla portata di tutti gli utenti e di tutte le aziende, che possono accedervi semplicemente usando il linguaggio naturale. L’apprendimento di nuove abilità e comandi diventa così più intuitivo e accessibile.

I tre pilastri di Microsoft 365 Copilot

I tre pilastri fondanti su cui Microsoft ha costruito questo nuovo prodotto sono:

  1. Sicurezza e privacy: uno degli aspetti fondamentali di Copilot è il suo impegno nella sicurezza e nella privacy dei dati. Integrato in Microsoft 365, Copilot eredita automaticamente tutte le politiche e i processi di sicurezza, conformità e privacy dell’azienda. Questo include autenticazione a due fattori, confini di conformità e protezioni per la privacy, rendendolo una soluzione AI affidabile per le aziende​.
  2. Incrementare la produttività aziendale: Copilot è progettato per alleggerire il carico di lavoro quotidiano, permettendo agli utenti di concentrarsi sulle attività più importanti. Dalla sommarizzazione di lunghe catene di email in Outlook, all’assistenza nella redazione di risposte suggerite, Copilot aiuta a liberare la casella di posta in pochi minuti anziché ore. Le riunioni diventano più produttive con Copilot in Teams, che può riassumere i punti chiave della discussione, suggerire azioni da intraprendere e organizzare le idee in tempo reale durante il meeting.
  3. Eliminare le attività ripetitive: Copilot offre un significativo miglioramento nell’efficienza lavorativa eliminando o semplificando le attività ripetitive. Che si tratti di generare bozze di documenti in Word, creare visualizzazioni di dati in Excel o sviluppare presentazioni in PowerPoint, Copilot aiuta a trasformare idee in risultati concreti con il minimo dispendio di tempo. Con la sua capacità di comprendere e rispondere a comandi in linguaggio naturale, Copilot permette agli utenti di navigare e utilizzare le applicazioni Microsoft 365 bypassando tutte le attività di routine, che alla lunga diventano alienanti.

Business chat con Microsoft 365 Copilot

La Business chat di Copilot è una nuova esperienza perfettamente integrata con tutti i prodotti della suite Microsoft 365. Copilot Business chat può elaborare informazioni estratte dal calendario, dalle email, dalle chat, dai documenti, dalle riunioni e dai contatti dell’utente. Questo permette agli utenti di generare automaticamente aggiornamenti di stato, riassunti di riunioni e risposte alle email, basandosi su dati e conversazioni effettive. Ad esempio, un prompt del tipo “Informa il mio team sull’aggiornamento della strategia di prodotto” può portare Copilot a generare un aggiornamento di stato basato su riunioni, email e thread di chat della mattinata.

La capacità strategica di Business chat è la generazione di contenuti contestuali. Questa abilità non solo fa risparmiare tempo agli utenti, ma garantisce anche che i contenuti generati siano sempre pertinenti e basati su dati reali e aggiornati.

Con la Business chat gli utenti mantengono sempre il controllo degli output. Nonostante sia possibile generare automaticamente contenuti di alta qualità, gli utenti hanno comunque la libertà di modificare, raffinare o scartare ciò che Copilot propone. L’intelligenza artificiale agisce così come un potente supporto, ma mai come un sostituto, rispettando la creatività e il giudizio umani.

Guida alla implementazione di Microsoft 365 Copilot in azienda

L’implementazione di Microsoft 365 Copilot in un’organizzazione richiede un approccio strategico per massimizzare i benefici e garantire un’integrazione fluida nel breve termine. Ecco alcuni passaggi chiave da seguire:

  • Strategie di rollout efficaci: è importante iniziare con un piano di implementazione ben definito, che includa obiettivi specifici, tempistiche e metriche di successo. Coinvolgere i leader aziendali e i key user nei primi stadi di adozione può aiutare a facilitare l’accettazione e la diffusione all’interno dell’azienda​.
  • Formazione del team: la formazione è uno degli aspetti cruciali per assicurare che i membri del team siano a proprio agio nell’utilizzo di Copilot e sfruttino appieno le sue capacità.
  • Success stories: studiare i casi di successo di altre aziende che hanno già implementato Copilot può offrire spunti preziosi e migliori pratiche da adottare. Queste esperienze esterne possono anche servire come fonte di ispirazione e dimostrare il potenziale impatto positivo di Copilot sull’efficienza aziendale.
  • Valutazione del ROI: misurare il ritorno sull’investimento (ROI) permette di valutare analiticamente l’impatto di Copilot nei processi aziendali. In fase di adozione bisogna stabilire metriche chiare e facilmente misurabili, come il tempo risparmiato, l’aumento della produttività in task specifici e il miglioramento della qualità del lavoro.

Conclusioni

Microsoft 365 Copilot è uno strumento che modifica le dinamiche della produttività aziendale, introducendo l’AI in maniera integrata e intuitiva nella routine lavorativa quotidiana. La sua capacità di elaborare il linguaggio naturale, di integrarsi con i dati aziendali e di semplificare processi complessi lo rende uno degli strumenti più semplici per far partire il processo di assimilazione in azienda dell’intelligenza artificiale. Con il giusto approccio nell’implementazione e nell’adozione, Copilot può aumentare la produttività in azienda, ma anche trasformare il modo in cui si interagisce con la tecnologia sul luogo di lavoro.

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