Soluzioni RPA, ecco come sfruttarle al massimo

Cresce tra le aziende l'interesse per le tecnologie di Robotic Process Automation, ma affinché la loro adozione sia coronata da successo è bene affidarsi a quelle realtà che conoscono i principali vendor presenti sul mercato e che propongono un metodo in grado di affiancare le organizzazioni lungo il percorso di automazione dei processi. Come quello sviluppato da Beta 80 Group ed esemplificato in un progetto realizzato recentemente per Kyocera [...]
Carmelo Greco

giornalista

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Nel 2019 il valore del mercato globale delle soluzioni RPA (Robotic Process Automation), secondo i calcoli di Grand View Reserch, ha raggiunto 1,1 miliardi di dollari e si prevede che nel periodo compreso tra il 2020 e il 2027 il tasso annuo di crescita composto sarà pari al 33,6%. Un incremento così accentuato dei cosiddetti software robot testimonia sia le grandi aspettative da parte delle aziende nei confronti di sistemi chiamati ad automatizzare processi e task manuali sia il raggiungimento di una certa maturità nell’offerta globale di RPA. Tanto che Gartner ha sentito il bisogno di pubblicare l’anno scorso delle linee guida da seguire per evitare che i progetti RPA vadano “fuori strada o, peggio ancora, non riescano a risolvere problemi che non sono mai stati in grado di risolvere”. Tra le raccomandazioni contenute nel documento, la prima invita le aziende a “non focalizzare l’RPA solo come strumento per ridurre il costo del lavoro”, quanto piuttosto “come parte di una strategia di automazione” che serva a supportare la trasformazione digitale dell’organizzazione.

RPA, l’importanza nella scelta del partner giusto

Le linee guida di Gartner su come utilizzare al meglio la tecnologia RPA sono uno spunto molto utile per tutte quelle imprese che intendono avvantaggiarsene, poiché si accompagnano alle analisi sintetizzate nel magic quadrant in cui la società di consulenza colloca i principali vendor del settore. In altri termini, sono un invito implicito non soltanto a individuare il fornitore di RPA che potrebbe fare al caso loro, ma soprattutto a scegliere il partner o il system integrator con cui affrontare l’implementazione di Robotic Process Automation. Una scelta che va fatta tramite un metodo che tenga conto dei fabbisogni di partenza a cui l’RPA può offrire la giusta risposta. In Italia sono poche le realtà che possono vantare un’esperienza in materia. Tra queste rientra Beta 80 Group, da 30 anni al fianco delle aziende private e della pubblica amministrazione nei loro itinerari di innovazione. Sul fronte specifico dei sistemi RPA, Beta 80 ha elaborato una metodologia proprietaria sviluppata in diversi comparti, tra cui il Finance e il Retail, ma non solo. Ecco quali sono i suoi capisaldi.

Il metodo di Beta 80 per un modello di digital workforce

L’approccio di Beta 80 parte dall’assunto che l’adozione della tecnologia RPA in azienda comporta uno spostamento delle attività operative e di controllo dal personale (interno ed esterno) verso un nuovo modello di digital workforce. Si tratta di un modello ancora poco presente nel nostro tessuto economico, se è vero quanto si ricava dal Digital workforce report 2019 realizzato da Fluida su 150 aziende italiane. In 9 su 10 del campione, per esempio, il report ha riscontrato la necessità che una persona verifichi manualmente o compili un documento per la consueta rendicontazione di fine mese. La gestione del personale è uno dei tanti ambiti di applicazione della Robotic Process Automation, ma le opportunità di efficientamento che Beta 80 ha accertato sono molteplici, dall’amministrazione finanza e controllo alla direzione dei sistemi informativi. Proprio per questo la prima tappa della roadmap verso l’RPA richiede che l’azienda risponda a due domande:

  • Quali sono le attività operative che si candidano “naturalmente” alla process automation?
  • Qual è il modello organizzativo di workforce ottimale in cui possano convivere proficuamente risorse umane e software robot?

Come funzionano le 3 fasi del quick assessment di Beta 80

L’identificazione dei processi potenzialmente “automatizzabili” va di pari passo con la disamina delle possibili ottimizzazioni derivanti dall’automazione (process optimization). Da qui prende le mosse il quick assessment sviluppato da Beta 80. La valutazione “veloce” discende dalla natura stessa dell’RPA che, a differenza dei sistemi di automazione classica che prevedono spesso un’integrazione complessa di dati strutturati mediante interfacce API, sfrutta invece alcune prerogative tipiche dell’intelligenza artificiale. In pratica, i software robot imparano direttamente dalla GUI (Graphical User Interface) mentre la persona è al lavoro. Per questo l’assessment è veloce e anticipa tempi di implementazione molto più rapidi a confronto dei tradizionali interventi di automazione dei workflow aziendali.

Il quick assessment viene suddiviso in 3 fasi:

  • selezione dei processi da scegliere per la RPA;
  • qualificazione delle iniziative RPA che possono avere maggiore successo;
  • definizione di una enterprise RPA roadmap che programmi gli step dell’implementazione anche in termini di ROI.

Dalla selezione dei processi all’enterprise RPA roadmap

Nell’impostazione di Beta 80 la selezione dei processi avviene in base a criteri di eleggibilità che mettono in luce l’impatto che la manualità produce nel determinare lunghi tempi di attraversamento, costi operativi elevati, scarsa accuratezza del dato. La seconda fase, di conseguenza, punta a rendere oggettive le opportunità di ottimizzazione disponendo su un piano cartesiano i processi che trarrebbero vantaggio dalla RPA (RPA opportunities Chart). Da una parte, sull’ordinata, è indicata la readiness, cioè la disponibilità o “prontezza”; dall’altra, sull’ascissa, è stabilita l’efficienza. L’incrocio dei due valori consente di ottenere la percentuale di qualificazione. La definizione della enterprise RPA roadmap, infine, offre una mappa “ragionata” del percorso che l’azienda deve intraprendere per raggiungere un digital workforce che combini insieme maggiore efficienza e valorizzazione del capitale umano. I dipendenti, infatti, sollevati dai compiti di routine assolti (meglio) dal software robot possono essere impiegati con maggior profitto all’interno dell’azienda. Con ricadute positive, oltre che sull’efficienza organizzativa, sui livelli di produttività generale.

Il caso Kyocera: il fabbisogno di partenza nella fornitura Consip

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Uno dei progetti RPA condotti a buon fine da Beta 80 ha interessato recentemente Kyocera. La divisione italiane della multinazionale giapponese specializzata in sistemi multifunzione aveva vinto alcuni lotti all’interno delle gare bandite da Consip, la società del ministero dell’Economia e delle Finanze che presiede a tutti gli acquisti della pubblica amministrazione. Il Comune o l’ente locale che desiderano approvvigionarsi di stampanti, toner, cartucce e servizi correlati devono collegarsi al portale Consip per procedere con l’ordine d’acquisto. Kyocera, in quanto fornitore, accede al medesimo portale, scarica gli ordini in pdf e ha tempo 24 ore per accettarli o rifiutarli. Questa seconda evenienza, in realtà, dipende da un controllo formale o sostanziale della domanda: solvibilità del richiedente, coerenza con l’offerta, compatibilità degli accessori e così via. Una volta accettato l’ordine, viene caricato sul gestionale di Kyocera per avviare la fase logistica sino all’evasione entro la data concordata. L’ultimo lotto assegnato da parte di Consip aveva aggiunto una complicazione in più nel flusso di gestione delle pratiche, prevedendo che le pubbliche amministrazioni potessero comporre l’ordine in maniera composita, come bundle. Una circostanza che rendeva necessari ulteriori passaggi di controllo, visto che il software gestionale di Kyocera, deputato a mandare avanti il processo, non contemplava e non contempla la possibilità di accogliere ordini in formato “bundle”.

“Edo”, il bot che assicura efficienza e continuità

Kyocera si trova così di fronte all’alternativa di incrementare il numero di addetti data entry oppure di tentare una strada alternativa che assicuri efficienza e continuità. In questa sua decisione gioca un ruolo fondamentale l’intento di qualificare maggiormente il lavoro di quanti sono già impegnati nella gestione degli ordini Consip. Un apporto supplementare di “braccia” non porterebbe alcun valore aggiunto al reparto. Nonostante lo scetticismo dei vertici della Region di cui l’Italia fa parte, si procede a metà 2019 con l’avvio del progetto che vede Beta 80, in veste di business partner di IBM, quale azienda incaricata di implementare il sistema RPA. Beta 80 si serve allo scopo della piattaforma Automation Anywhere, una delle soluzioni offerte nella BU Digital Business Automation. Mettendo in campo la propria metodologia, che non a caso è quick già in fase di analisi, nel giro di un paio di mesi, tra agosto e settembre 2019, Edo (come è stato ribattezzato il bot in casa Kyocera) diventa operativo. Da allora il percorso di automazione ha comunque richiesto rilasci successivi, ma questo è tipico dei software robot che, se non vengono istruiti con criteri predefiniti, tendono a scartare le operazioni di cui non sono a conoscenza.

RPA, un collaboratore anche per i periodi di crisi

La soluzione realizzata da Beta 80 per Kyocera, già durante il primo bimestre, ha azzerato il backload, ottimizzando la gestione di centinaia di ordini provenienti dal portale Consip. Anche in un momento critico come quello attuale, che a causa dell’epidemia da coronavirus sta complicando l’attività del personale dell’ufficio gare, il fatto che ci sia un bot che ogni mattina scarichi gli ordini, li elabori e poi evidenzi soltanto le discrepanze, è diventato un supporto indispensabile per i lavoratori. In ogni caso, il management aveva già preparato le persone all’impatto che l’automazione avrebbe avuto sulle loro abitudini. Adesso si trovano a poter contare inaspettatamente su un “collaboratore” che li solleva dall’onere di dover svolgere certe mansioni ripetitive e poco professionalizzanti, compresi per esempio la compilazione e l’invio settimanale del file Excel con gli ordini presi in carico. Nel 2020 lo step successivo sarà quello di rendere il bot più facilmente pilotabile dal business, senza dover introdurre altre customizzazioni o dover intervenire sul codice.

A oggi, i risultati hanno talmente impressionato i manager, non solo quelli italiani ma anche i più scettici a capo della Region, che Kyocera ha deciso di avviare sperimentazioni RPA a livello europeo per automatizzare alcuni processi fra quelli candidabili alla process automation.

 

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