Il lavoro dei commercialisti è quanto mai complesso e articolato, tra pratiche fiscali, contabili e amministrative. La tecnologia va in aiuto dei professionisti con numerose automazioni che possono semplificare il loro lavoro. La Robotic Process Automation (RPA) è una di queste.
Automatizzare i processi contabili e fiscali dei commercialisti con l’intelligenza artificiale e la Robotic Process Automation
La robotica è ormai un’importantissima competenza da avere per essere commercialisti efficaci e all’avanguardia.
Questo non significa che i commercialisti debbano anche diventare dei programmatori, ma è importante che conoscano almeno le basi di queste tecnologie, in modo da essere consapevoli delle moltissime opportunità che offrono e saperne valutare i rischi.
Robotic Process Automation e intelligenza artificiale rappresentano una grande opportunità per i commercialisti di migliorare l’efficienza dei propri processi, risparmiando tempo prezioso e aumentando la redditività del proprio studio.
Questa guida fornisce tutte le basi necessarie per sfruttare al meglio questa tecnologia e renderla parte integrante del lavoro.
Le attività dei commercialisti automatizzabili con la Robotic Process Automation
Sincronizzazione fatture e corrispettivi
La prima automazione rientra nella categoria di quelle che ottimizzano le attività secondarie necessarie per assicurare un lavoro efficace. Si tratta di compiti definiti incidentali, ovvero che non generano valore per il cliente ma senza i quali non sarebbe possibile completare il proprio lavoro.
Purtroppo, sono anche solitamente causa di notevole perdita di tempo. Ed è qui che entrano in gioco queste automazioni: riducono drasticamente gli sprechi e restituiscono tempo da dedicare a mansioni strategiche fondamentalmente importanti.
Una delle attività che non dovrebbero più essere svolte dalle persone è la sincronizzazione delle fatture e dei corrispettivi. Molti gestionali, e per fortuna la cosa sta cambiando, richiedono che sia ancora l’operatore a dirgli quando sincronizzare le fatture invece di fargli trovare il lavoro pronto.
Sono pochi click del mouse ogni volta, ma a fine anno sono ore di tempo perso.
La situazione è ancora peggiore con i corrispettivi e con i clienti che hanno gestionali di altri fornitori, per i quali a volte è necessario addirittura passare per il sito dell’Agenzia delle Entrate. L’automazione della sincronizzazione di fatture e corrispettivi fa trovare sempre tutto pronto già importato all’interno del gestionale così che si possa cominciare subito il lavoro. Senza dover più ripetere al gestionale, per l’ennesima volta, ”sincronizza le fatture”.
Controllo presenza di tutte le fatture
La seconda automazione rientra nella categoria dei controlli. Le attività di controllo sono fondamentali per garantire la rispondenza agli standard richiesti a livello di legislazione, regolamentazione e reporting nonché per garantire la qualità del lavoro per i clienti.
Uno dei controlli più comuni, spesso eseguiti a mano o ignorati, è la verifica che all’interno del gestionale vi siano tutte le fatture che sono presenti nel Sistema di Interscambio.
Questo controllo è necessario perché, sebbene la situazione sia migliorata dai tempi della prima introduzione della fatturazione elettronica, ancora oggi l’affidabilità della sincronizzazione standard con il sistema di interscambio è bassa.
L’assenza di eventuali fatture può comportare errori che si traducono in ravvedimenti, sanzioni e brutte figure con i clienti. Il controllo di presenza e di coerenza fornisce un vantaggio competitivo nel presentare informazioni chiare e aggiornate in modo tempestivo, eliminando sia il rischio di errore, sia il tempo perso in controlli e correzioni manuali.
LIPE e altre comunicazioni ai clienti
La terza automazione fa parte delle automazioni che si occupano di migliorare la comunicazione standard con i clienti.
L’automazione, in questo caso, si può occupare di chiudere, fare i controlli formali e inviare la comunicazione LIPE al cliente. Può anche personalizzare la mail per il cliente, indicandogli valori e tempi di pagamento, oppure chiedere al cliente se vuole che sia lo studio a mettere in pagamento l’F24.
Oltre a far risparmiare molto tempo, questo tipo di automazioni aumentano e standardizzano la qualità, migliorando il livello di servizio reale e percepito dal cliente.
Infine, garantiscono una totale tracciabilità, cosa che non è possibile con le telefonate ed è molto difficile con WhatsApp o mail standard.
I vantaggi del machine learning nella contabilità e nel fisco: prima nota e contabilizzazione
Per la gestione automatica della prima nota e della contabilizzazione, le tecnologie che vengono in aiuto sono due: la RPA e la AI (Artificial Intelligence), ognuna con i suoi pregi e i suoi limiti che è importante conoscere.
Sono due gli ambiti in cui la complessità delle operazioni rende anche più onerosa l’automazione; tuttavia, i benefici sono così importanti che non si può fare meno di approfondire il tema, anche perché il mercato sta andando in quella direzione e gli studi concorrenti lo stanno facendo di sicuro: chi rimane indietro rischia di essere schiacciato.
Le principali differenze tra AI e RPA sono che l’automazione tramite la RPA prevede la creazione manuale di regole, l’utilizzo dell’AI prevede che le regole vengano “apprese” autonomamente dal sistema o l’utilizzo di modelli già formati forniti da terzi (machine learning, o apprendimento automatico).
Va da sé che il primo metodo sia più lento da implementare, dovendo definire le regole, ma molto preciso in fase di esecuzione. Il secondo metodo, di contro, è molto più rapido da implementare, dato che si usano modelli già addestrati, ma, essendo basato su modelli matematici statistici, avrà sempre una percentuale di errore. Meglio un sistema a cui devo spiegare le regole ma non sbaglia o uno su cui non devo perdere tempo a spiegargli nulla ma che ogni tanto sbaglia?
Un altro elemento da tenere in considerazione è il costo: a oggi le AI hanno un costo abbastanza elevato, sicuramente più elevato delle RPA per i commercialisti, ma la tecnologia e la concorrenza stanno evolvendo molto rapidamente.
Per scegliere, potrebbe valere la pena attendere ancora un po’ e vedere quali saranno le migliori offerte che si renderanno disponibili non appena ci saranno più concorrenti sul mercato.
Aumentare la capacità di elaborazione dati con l’AI
Dashboard per la consulenza strategica ai clienti
Offrire una consulenza strategica ai clienti ha l’obiettivo di migliorare le loro capacità decisionali e aumentare la fidelizzazione al proprio studio.
Per far fronte a questo obiettivo si può adottare un’automazione in grado di fare ottenere agli studi i dati necessari per una vera consulenza ai loro clienti.
Le automazioni, infatti, oltre che per svolgere attività ripetitive al posto delle persone, possono essere usate anche per svolgere attività troppo onerose che oggi non vengono fatte.
Per questo, se strutturata bene, una RPA potrebbe creare ogni mese un cruscotto sulla situazione di ogni cliente e renderlo disponibile al commercialista per contattare il cliente e fornirgli consulenza.
Questi cruscotti, inoltre, sarebbero estremamente precisi se i dati venissero dalla contabilità super aggiornata e precisa ottenuta anche grazie alle precedenti automazioni.
Parcellazione e cruscotti redditività clienti
Un’altra attività fondamentale degli studi che può essere svolta grazie a un’automazione riguarda la parcellazione e i cruscotti di redditività cliente.
Ottenuti tramite RPA, rappresentano un modo intelligente per gestire la produttività, aiutando a identificare le attività e i clienti con la maggiore redditività e, di contro, situazioni da dover gestire.
Allo stesso modo, la riduzione degli oneri amministrativi è garantita grazie alle RPA che facilitano tutti i processi, tengono traccia delle attività svolte per singolo cliente, predispongono le parcelle, che devono comunque essere riviste da un operatore, e procedono all’invio delle stesse e a eventuali solleciti di pagamento.
6 soluzioni di AI e Robotic Process Automation per commercialisti
a cura della Redazione
Ecco alcune soluzioni di Robotic Process Automation per commercialisti grazie alle quali è possibile ottimizzare i processi lavorativi, guadagnare tempo prezioso e concentrarsi su attività più strategiche.
Automation Anywhere
Principale piattaforma di automazione dei processi robotici (RPA). La soluzione di livello enterprise riunisce tecnologie RPA avanzate, di intelligenza artificiale e di analisi incorporate per creare bot software che automatizzano e gestiscono le attività di front e back-office. Il prodotto è progettato con registratori e un’interfaccia con trascinamento per supportare gli utenti con livelli di competenze tecniche differenti. Indipendente dalla tecnologia, funziona in tutti gli ambienti di produzione con i più alti livelli di sicurezza e controlli.
Workato
Workato, iPaaS a cui si affidano oltre 21mila organizzazioni, è una piattaforma per automazioni intelligenti che offre integrazione aziendale e automazione dei processi, consentendo agli utenti aziendali e ai professionisti IT di collaborare al fine di costruire, gestire e distribuire automazioni senza compromettere sicurezza e governance. Importanti marchi di tutto il mondo utilizzano Workato.
Nintex RPA
Nintex RPA permette alle aziende di sfruttare i robot addestrati per automatizzare rapidamente ed economicamente le attività di routine, senza bisogno di conoscenze di programmazione, in un’interfaccia con trascinamento della selezione facile da usare. Agli utenti viene offerta una soluzione di automazione e gestione dei processi completa e di livello aziendale, che semplifica i processi alimentati da fonti di dati strutturate e non.
Thoughtful
eLegere
All-in-One low-code e no-code Platform che permette di governare processi e dati operativi non formalizzati e gestiti al di fuori dei sistemi informativi aziendali, trasformandoli in asset digitali centralizzati. Flessibile come un foglio di calcolo e solida come un ERP, eLegere consente facilmente di configurare e rendere immediatamente fruibili web/mobile application collaborative di raccolta, integrazione, validazione e scambio di dati.eLegere assicura qualità e affidabilità nella gestione dei processi, maggior efficienza, aumento di performance e produttività, ottimizzazione di risorse e riduzione di tempi e costi.
