Un crescente numero di aziende si avvalgono della Robotic Process Automation (RPA) per trasformare i processi manuali e renderli automatizzati. La RPA rappresenta, infatti, una delle tecnologie che permettono alle imprese di implementare una strategia di digital transformation, attraverso l’impiego di robot che hanno l’obiettivo di automatizzare le attività principalmente banali e ripetitive, quali l’inserimento dei dati, l’estrazione, il reperimento o il loro trasferimento destreggiandosi tra diversi applicativi aziendali.
La Robotic Process Automation è il frutto di numerose ricerche e perfezionamenti che la rendono oggi una soluzione di automazione adottata all’interno delle aziende in quanto versatile, flessibile e utilizzabile in contesti di tutte le dimensioni. La Robotic Process Automation avviene attraverso software che imitano le attività umane eseguendo processi strutturati, basati su regole definite e che forniscano risultati inequivocabili.
I maggiori settori industriali che stanno guidando l’introduzione delle tecnologie di Robotic Process Automation sono:
- Banking & Finance Services
- Insurance
- Healthcare
- Manufacturing
- Hi-tech & Telecommunication
- Energy & Utilities
Contrariamente a quanto si possa pensare, non ci si attende una riduzione del personale derivante dall’introduzione dei sistemi RPA, ma bensì una riqualificazione verso mansioni di livello superiore e a maggiore valore aggiunto.
Vediamo più in dettaglio di cosa si tratta e quali sono benefici e vantaggi per le imprese.
Che cos’è e come viene impiegata la Robotic Process Automation
Da quando il primo robot industriale è stato installato dalla General Motors nella fabbrica di pressofusione nel New Jersey nel 1959, è iniziata l’esplorazione, ancora in corso, verso nuove forme di automazione, e in particolare di robotica, indispensabili per continuare a perfezionare i propri processi e le proprie attività aziendali e per consentire, di conseguenza, agli attori del mercato di rimanere competitivi. Le aziende, infatti, operano e continueranno verosimilmente a farlo, in un contesto in costante mutamento che impone al management la perenne sfida di individuare il modo migliore per adattarsi a tali cambiamenti e sopravvivere o, auspicabilmente, diventare i protagonisti in un ambiente sempre più complesso.
Con il progredire della tecnologia, al fianco dei classici robot “fisici” collocati nei grandi impianti di produzione, sono emersi nuovi robot “virtuali” dedicati ai servizi e, nel dettaglio, alle attività di back office che si sono rivelate per le aziende le candidate maggiormente idonee all’automazione. Si tratta di luoghi in cui vengono creati, gestiti e distribuiti i sistemi di supporto operativo per i servizi e nei quali l’obiettivo finale è di fornire ai clienti un servizio più rapido e personalizzato ma, nello stesso tempo, di ridurre i costi di elaborazione e i tassi di errore.
Nella consapevolezza del fatto che la piena integrazione dei flussi informativi aziendali e dei sistemi di legacy è spesso irrealizzabile, la Robotic Process Automation realizza un paradigma in cui i robot, opportunamente configurati, sono in grado di interagire con applicazioni software prestanti e svolgono una o più attività ripetitive e basate su regole che erano precedentemente svolte dagli uomini. I robot imitano nelle interazioni i passaggi fatti dall’uomo sulla base di un percorso strutturato in una sequenza di comandi,
Questo permette di sgravare il personale dal peso dei processi ripetitivi e di conseguenza di liberare capacità cognitiva ottenendo come risultato la possibilità di lasciare che gli uomini dedichino il loro tempo a svolgere compiti più intelligenti, più soddisfacenti e più adatti ai punti strategici dell’azienda in cui lavorano.
Facciamo un esempio pratico. Un dipendente di una azienda è stato incaricato di aggiornare un listino prodotti in formato Microsoft Excel. I prodotti riportati sul foglio Excel sono comprati da diversi fornitori esteri hanno il costo in valuta locale e ogni settimana egli deve aggiornare i prezzi in base al cambio effettivo. In caso di presenza di prodotti che hanno avuto un aumento di prezzo nel mese maggiore del 5% deve inviare una mail al proprio supervisore contenente la lista dei prodotti e la variazione di prezzo. Il processo, semplice nella sua struttura, richiede ad esempio al dipendente l’accesso via internet alle informazioni del cambio delle valute, l’aggiornamento del file Excel, il filtraggio delle informazioni in esso contenute e l’invio della mail. Tutte operazioni ripetitive che non necessitano di una capacità decisionale umana, ma posso essere automatizzate tramite l’ausilio di un robot.
“We are not replacing humans with robots; we are taking the robot out of the human”
Osmundsen, K., Iden, J., Bygstad, B., (2019) Organizing Robotic Process Automation: Balancing Loose and Tight Coupling
A differenza di altre forme di automazione, la RPA è strutturata per effettuare considerazioni sui dati e sul verificarsi di determinate condizioni all’interno dei processi o delle applicazioni, in modo che i robot possano prendere decisioni in base ai parametri logici impostati dallo sviluppatore.
Quali processi aziendali coinvolge la RPA
Nelle aziende ci sono ancora molti processi di routine eseguiti manualmente che mancano della scala o del valore per giustificarne l’automazione tramite una modifica dei software per permettere scambi di informazione automatizzati. La RPA interviene per colmare queste lacune.
L’adozione delle tecnologie RPA è, infatti, consigliata per processi:
- che richiedono l’accesso a più sistemi;
- altamente soggetti a errori umani;
- che possono essere scomposti in regole univocamente definibili e quindi non ambigue;
- che, una volta avviati, necessitano di un limitato intervento umano;
- che richiedono un limitato trattamento delle eccezioni;
- eseguiti frequentemente, in gran numero o con picchi significativi nel carico di lavoro.
Tuttavia, tale tecnologia non può e non è pensata per rimpiazzare il lavoro decisionale umano. L’implementazione di una soluzione RPA all’interno dell’azienda passa attraverso le attività di consulenza per mappare verificare quali processi possono essere automatizzati. È importante avere ben chiaro quali sono le caratteristiche di un processo che si vuole sottoporre ad automazione tramite RPA deve avere, poiché una scelta sbagliata in tal senso è indicata come la principale delle cause di fallimento di adozione di questa promettente tecnologia: come per tutte le innovazioni, le aziende devono imparare a gestire l’adozione dell’RPA per massimizzare i risultati. Questa prima fase di indagine sui processi maggiormente adatti a essere sottoposti a RPA rientra nel primo – quello di Assessing RPA potential – di tre step da mettere in campo per assicurarsi per una corretta introduzione della tecnologia nell’azienda. Il passaggio successivo – Developing RPA application – riguarda lo sviluppo relativo alla RPA che prevede di iniziare ad addestrare i robot sul workflow esistente e successivamente monitorare, con l’ausilio dei sistemi IT sottostanti, le prestazioni su un progetto pilota. Il terzo e ultimo step – Safeguarding RPA benefits – riguarda invece il monitoraggio continuo, successivo alla selezione e all’implementazione delle applicazioni RPA più efficaci, del suo impatto e del ritorno sull’investimento.
Tuttavia, anche se i processi all’interno di un’organizzazione sono potenzialmente validi per l’RPA, è importante sottolineare che è necessario prendere in considerazione la propria strategia IT aziendale e garantire che la sua implementazione sia complessivamente adeguata e coerente. La Robotic Process Automation è una tecnologia che si colloca al di sopra dei sistemi esistenti, non fa parte dell’infrastruttura informatica di un’azienda e, pertanto, non richiede la creazione, la sostituzione o lo sviluppo di ulteriori piattaforme, più o meno costose, per funzionare. Agendo al livello di interazioni con le interfacce utente (front-end), simulando l’interazione umana, non ha impatto sulle logiche di programmazione sottostanti: ciò garantisce un’implementazione rapida, efficiente e agevolmente realizzabile da tutti gli utenti (indipendentemente dal livello di conoscenza specifica), oltre ad assicurare un’attuabile integrazione con qualsiasi software indipendentemente dal suo intrinseco grado di apertura a terze parti.
“The basic fact is that technology eliminates jobs, but not work”
Bowen, H. R., (1966) Report of the National Commission on Technology, Automation, and Economic Progress
I robot software hanno le potenzialità per rendere superflui i lavoratori attuali?
La paura delle macchine non è attuale: il timore che queste possano rimpiazzare totalmente gli esseri umani emerge, ciclicamente, non appena una nuova innovazione tecnologica si diffonde.
Un report del World Economic Forum rivela che entro il 2025 macchine e algoritmi saranno responsabili di più della metà del lavoro svolto in ufficio e che, al contempo, creeranno 58 milioni di nuovi posti di lavoro che vanno dall’ingegnerizzazione, progettazione, manutenzione, fino al supporto e alla formazione. Inoltre, la RPA, insieme ad altre forme di automazione intelligente, ha il potenziale per generare grandi benefici economici, contribuendo fino a 15 trilioni di dollari al GDL (Gross Domestic Product) globale entro il 2030. Sebbene questa, come anche la maggior parte delle ricerche condotte, sembri fornire delle prospettive, nel lungo periodo, ottimiste in termini di numeri, è impossibile non sottolineare che la Robotic Process Automation avrà dei significativi impatti in termini di cambiamenti sui processi lavorativi.
In estrema sintesi, la Robotic Process Automation va vista in tutto e per tutto analoga all’introduzione dei robot nelle fabbriche, che non hanno ridotto posti di lavoro, ma hanno ottimizzato la produzione sgravando l’uomo da compiti ripetitivi, gravosi e alienanti.
La riduzione del personale non è quindi una criticità della Robotic Process Automation che mira, invece, a un maggior coinvolgimento delle risorse umane rimuovendo le attività ripetitive e migliorando la qualità di lavoro.
Robotic Process Automation, panacea di tutti i mali?
C’è inoltre da sottolineare che la RPA non migliora un processo: un processo inefficiente rimane tale se non intervengono i dipendenti o gli esperti a suggerire come migliorarlo. La RPA non ha un livello di intelligenza tale da operare in modo totalmente indipendente dall’uomo né è in grado di riprodurre tutte le attività cognitive (come il problem solving) a quest’ultimo attribuibili. Come conseguenza di ciò, la relazione uomo-macchina diventa sempre più complessa e concatenata sostanziandosi, in ultima battuta, in una cooperazione basata sulla complementarità delle abilità possedute: i dipendenti gestiscono la parte non strutturata del processo, mentre il software RPA si occupa di quella strutturata.
Conclusioni
La Robotic Process Automation farà inevitabilmente parte della quotidianità lavorativa di tutti, o quasi, nei prossimi anni e pertanto sarà un fenomeno da tenere sotto osservazione. È paragonabile alla terza industriale che ha visto l’introduzione delle automazioni nelle fabbriche.
