Robotic Process Automation per commercialisti: come evitare gli errori in 3 mosse

L’automazione dei processi robotici (RPA) è una soluzione in espansione per velocizzare e meccanizzare quel tipo di lavoro ripetitivo. Sono in numero crescente gli studi di commercialisti che stanno adottando questa tecnologia per i suoi numerosi benefici: risparmio sui costi, efficienza operativa e maggiore conformità.
Tuttavia, la RPA cela alcune insidie se il commercialista non ne conosce il funzionamento: tranelli che possono compromettere i programmi di automazione implementati in studio e vanificare gli investimenti destinati a questa tecnologia.

RPA, per il commercialista evitare gli errori è facile

Senza una corretta conoscenza e un’adeguata attivazione dei software robot, si tarpa il potenziale dirompente della RPA. Secondo questo rapporto, oltre il 40% dei progetti RPA non riesce a fornire i risultati desiderati in termini di tempi d’implementazione, risparmio sui costi e analisi. Tuttavia, il lato positivo di tutto questo è che queste inefficienze della RPA si possono evitare senza fatica se si rispettano alcuni accorgimenti chiave.

Cinque tipi di errori comuni

Prima di approfondire come evitare gli errori più diffusi con la RPA, analizziamo in breve le prime cinque tipologie di errori nel progettare e attuare la tecnologia RPA in Studio. Per valutare il successo o il fallimento della distribuzione RPA, è importante capire cosa significhi esattamente fallimento quando si descrive l’implementazione RPA. In generale, ci sono cinque modi in cui i commercialisti sbagliano nell’introdurre l’automatizzazione in studio, cioè:

1. Finanziario: l’implementazione dell’RPA è considerata un insuccesso finanziario quando la tecnologia non riesce a fornire il valore aziendale desiderato. In questi casi, il bot di solito fa ciò per cui è destinato, ma non porta ai risparmi sui costi previsti poiché pochissimi progetti RPA sono incentrati sulla generazione di entrate.
2. Governance: questo tipo di errore si verifica quando i robot sono gestiti in modo errato e non si coordinano efficacemente. Di solito accade quando non ci si concentra sulla governance al momento giusto, cioè all’inizio dell’implementazione della RPA, rendendo perciò il processo contorto e costoso.
3. Operativo: l’errore RPA operativo è leggermente diverso dall’errore di governance poiché si verifica quando il software non funziona come previsto durante la produzione. Di solito è il risultato di una gestione impropria e di una pianificazione scorretta.
4. Progettazione: questo avviene quando sono presenti difetti di progettazione nel codice, rendendo il robot stesso errato. Può accadere a causa di numerosi motivi come requisiti interpretati in modo errato, programmazione scadente o problemi nell’architettura della soluzione.
5. Tecnico: gli errori tecnici della RPA di solito si verificano quando il robot è incompatibile con gli strumenti, i sistemi e gli standard esistenti nell’azienda. Il risultato è che i robot non sono in grado di eseguire le attività previste. Si verifica a sua volta per un errore umano e la causa è la mancanza di comunicazione tra commercialista e partner di automazione, durante le primissime fasi d’implementazione.

Tre metodi per evitare errori nella RPA

1. Allineamento costante tra le parti
   Il segreto dietro l’implementazione di successo dell’RPA è l’allineamento. Se il commercialista valuta di automatizzare un processo nel proprio studio, dovrà coinvolgere sempre i project manager e il personale IT nelle prime fasi. Dovrà assumere un fornitore di tecnologie RPA esperto e coinvolgere tutti i membri e collaboratori dello studio sulle novità in progetto. Tutte le parti interessate dovranno dialogare tra loro. Sarà necessaria una versione pilota del progetto di automazione, che, tramite una prova di fattibilità, scongiuri ogni vulnerabilità prima che la tecnologia RPA venga implementata su vasta scala.
   I team che lavorano a stretto contatto su queste procedure dovranno essere in comunicazione continua, in modo che possano segnalare problemi che si verificano durante l’implementazione della RPA. L’allineamento dei team non solo garantisce una corretta implementazione dell’RPA, ma consente di assegnare ruoli e responsabilità chiave, garantendo che le esigenze successive all’implementazione, come quelle di manutenzione e supporto, siano soddisfatte.
2. Identificazione processo corretto
   Identificare il giusto processo da automatizzare non è così ovvio come potrebbe sembrare. Possono volerci diverse settimane per identificare e strutturare il processo giusto per la specifica attività del commercialista che sta implementando la tecnologia RPA. Il fornitore del servizio deve infatti ricevere tutte le informazioni necessarie sui processi esistenti, che a volte sfuggono agli stessi commercialisti.
   Ecco perché la valutazione del potenziale di automazione dei processi è estremamente importante per il successo dell’RPA. Meglio scegliere processi strutturati, semplici ma di maggiore impatto.
3. Identificazione obiettivi e scelta delle scadenze 

È fondamentale stabilire obiettivi realistici prima di implementare soluzioni di automazione in studio. Questi propositi aiuteranno il commercialista a determinare se l’implementazione dell’RPA è stata un successo o un fallimento.

Appartengono agli obiettivi di successo anche i tempi di raggiungimento dei traguardi previsti. Sarà quindi fondamentale prima determinare le tempistiche associate all’avvio e all’evoluzione dell’automazione per poi comunicarle al team. È buona norma creare una roadmap che fornisca visibilità sull’intero progetto a tutte le parti interessate.

L’introduzione della RPA include il tempo necessario per configurare, testare e avviare i bot. Tuttavia, queste tempistiche possono differire da un processo all’altro in base alla complessità, al livello di automazione richiesto e alle dimensioni del team dello studio.

Conclusioni

Oggi la maggior parte degli studi di commercialisti che introducono procedure RPA conoscono i vantaggi dell’automazione, ma non sempre sanno evitarne gli errori classici che spesso si commettono approcciandosi alla RPA.
Le soluzioni RPA sono tecnologie ormai mature e la maggioranza degli errori connessi sono non solo gestibili ma anche evitabili. Uno dei modi migliori per garantire un’implementazione infallibile è assumere un partner di automazione esperto, capace di guidare ogni fase della progettazione della RPA per il singolo studio.
Un consulente RPA può aiutare a selezionare il processo e il fornitore di tecnologia giusti, e prevedere i problemi prima che si verifichino.