Le AI pervadono ogni comparto, ogni processo o flusso aziendale e il project management non fa eccezione. Va considerato anche che le AI danno luogo a un incontro il cui risultato si misura con benefici per tutta l’operatività aziendale. Non basta che un tool, poco importa quale, goda di un’integrazione con un’Intelligenza artificiale, è importante che quest’ultima sia aggregata a un principio di automazione.
In questa sfera si collocano i tool di project management integrati con le AI, strumenti per la pianificazione, il monitoraggio e la gestione delle risorse assegnate ai progetti aziendali.
Come spesso accade quando si parla di tool AI, è necessario scendere in profondità per comprenderne la portata, le potenzialità e i limiti.
Cos’è un tool di project management integrato con AI
È uno strumento dedito all’ottimizzazione e all’efficienza dei processi di gestione dei progetti, pensato per la loro pianificazione e gestione. L’integrazione con l’AI è costituita da algoritmi di Machine learning e di analisi predittiva.
Ancora prima – e qui la definizione di qualsiasi tool integrato con AI si fa più complessa – si tratta di un’interfaccia funzionale basata sui dati che, di fatto, sono il vero carburante che determina il successo dei progetti fondati sulle AI e sugli automatismi.
Le caratteristiche principali di un tool di project management
Per selezionare 8 di questi tool tra tutti quelli che il mercato rende disponibili, abbiamo individuato alcune peculiarità che riteniamo inalienabili, ossia:
- Pianificazione ottimizzata: l’AI genera schemi di progetto tenendo conto delle priorità, delle scadenze evinte dai dati storici dell’organizzazione, suggerendo in che modo allocare le risorse disponibili e assegnando automaticamente compiti a chi ha le competenze adeguate
- Automazione delle attività: tutti i compiti ripetitivi devono potere essere gestiti da questi tool. Per esempio, l’invio di email di aggiornamento, l’organizzazione di riunioni oppure il monitoraggio dell’avanzamento dei compiti assegnati a chi partecipa a un progetto
- Interazione e linguaggio naturale: chatbot o assistenti virtuali che facilitano l’interazione con il tool, consentendo anche di aggiornare i progetti, ottenere informazioni e report dettagliati. La possibilità di ricorrere al linguaggio naturale abbassa notevolmente la curva di apprendimento e consente a tutte le persone che lavorano al medesimo progetto di ottenere le informazioni utili in modo semplice e diretto.
A queste caratteristiche, che consideriamo fondamentali, se ne possono aggiungere altre non meno importanti, ancorché essenziali soprattutto per le organizzazioni o per i progetti più grandi, nello specifico:
- Personalizzazione: il livello di personalizzazione deve facilitare l’uso dei tool in favore delle platee coinvolte in un progetto. Per esempio, chi si occupa del controllo dei costi dovrebbe avere accesso ai dati pertinenti, così come dovrebbe accadere per il personale tecnico oppure per chi ha compiti di supervisione o coordinamento
- Analisi dei dati: al fine di avere reportistica avanzata relativa al monitoraggio delle metriche di performance impostate dall’organizzazione
- Mitigazione dei rischi: il Machine learning permette di prevedere rischi e criticità e suggerire il modo di evitarle.
I vantaggi dell’adozione di un tool di project management con AI
Ci sono vantaggi di superficie, tipicamente conseguenti all’uso di questi tool e altri vantaggi – più profondi – che conducono alla possibilità di farne uso.
Nella prima categoria vanno citati:
- Il migliore impiego delle risorse
- La migliore efficienza
- La riduzione dell’errore dell’operatore umano
- Il risparmio di tempo consentito dall’automazione di compiti ripetitivi
- La possibilità di prendere decisioni basate sui dati.
Meno in superficie, qualsiasi organizzazione che volesse ricorrere a un tool con AI integrata, è obbligata a concentrarsi sui dati di cui dispone perché, a costo di rasentare la banalità tipica della ripetizione perpetua dei medesimi concetti, non ha senso scegliere l’uso di strumenti AI-driven se:
- Manca la cultura del dato e del digitale e, di conseguenza, difetta la volontà di formare tutte le persone all’uso di tali strumenti
- L’azienda dà più importanza alla quantità di dati e meno alla loro qualità
- Non c’è possibilità di integrarli con altri stack tecnologici già in uso all’azienda.
C’è sempre meno spazio per le organizzazioni che non hanno una sufficiente cultura del dato, così come c’è sempre meno spazio per chi non sa lavorare bene con i dati e con le AI. Non di meno, il successo di una tecnologia AI è direttamente proporzionale alla qualità dei dati su cui questa poggia. La cultura del dato avvia un circolo virtuoso che funge da propulsore per le aziende e per i lavoratori.
Parlare dei vantaggi è quasi sempre una realtà incompiuta se non si prendono in considerazione anche i limiti che una tecnologia porta con sé.
I limiti dei tool di project management integrati con AI
Non ci sono soltanto vantaggi, gli strumenti con AI integrata costringono chi li usa a misurarsi con dei limiti intrinseci tipicamente tecnico-tecnologici ma anche concettuali.
Il primo limite risiede nei dati che, come detto, devono essere di qualità. Poiché questi tool vengono addestrati coi dati delle organizzazioni che ne fanno uso, è importante che siano completi, aggiornati e corretti.
Le culture data-driven e AI-driven (che abbiamo trattato qui e qui)sono necessarie anche perché le organizzazioni che vi ricorrono devono scendere ad alcuni compromessi, primo tra i quali l’idea di assumere decisioni derivanti da meccanismi black-box. Non è sempre evidente per l’uomo comprendere come un’AI sia giunta a determinate conclusioni e non è un problema da poco, perché le Intelligenze artificiali non sono esenti da errori ed è anche per questo motivo che richiedono una costante supervisione umana.
Ciò testimonia che un tool AI non può sostituire l’uomo e chi è convinto del contrario pecca di ottimismo. Le AI non comprendono il contesto e le dinamiche di un progetto così come le comprende un operatore umano e, nello stesso modo, non sono in grado di motivare, sostenere e amalgamare i gruppi di lavoro tenendo conto anche delle peculiarità personali dei singoli individui.
C’è poi la sempre annosa questione dei costi-benefici: è certamente vero che l’adozione di tecnologie AI necessita un investimento che può essere notevole, soprattutto se si considera la loro curva di apprendimento (a volte molto ripida) e la necessità di curare e aggiornare i dati in modo persino maniacale.
Tuttavia, i costi sono da analizzare tenendo conto dell’aumentata produttività e dell’efficienza che gli strumenti AI conferiscono alle organizzazioni che vi fanno ricorso. L’ottica che dovrebbe prevalere è quella di un investimento che aiuta a generare profitti o, in ogni caso, a ottimizzare le risorse e quindi a comprimere i costi.
Vanno anche tenuti in debito conto gli aspetti legati alla privacy e alla compliance. La scelta di un fornitore online di servizi AI comporta la piena conoscenza del transito geografico compiuto dai dati e delle politiche di riservatezza applicate dal provider.
Un’altra corposa voce afferente ai limiti delle AI è il knowledge management: sapere scegliere un tool AI, saperne fare uso e saperlo integrare con le altre tecnologie già presenti è una sfida vera e propria da cui dipende il successo di un’azienda.
8 tool di project management integrati con AI
Abbiamo scelto 8 tool pensando alle piccolo-medie e alle grandi organizzazioni, si tratta quindi di software o servizi di diversa complessità capaci di coprire le esigenze utili a gestire progetti più semplici ma anche progetti molto articolati e macchinosi.
La preferenza che abbiamo assegnato ai servizi online non è casuale, è pensata per favorire le culture aziendali che ancora non hanno abbandonato i vecchi paradigmi e non hanno una visione approfondita del potenziale AI-driven e data-driven. Per definizione, un servizio online ha costi di avvio del progetto inferiori e non pretende spese di manutenzione, in cambio di un fee mensile che consiste in un costo fisso, e come tale, può essere meglio gestito dal punto di vista economico-finanziario rendendo più chiare eventuali operazioni di accantonamento.
I tool, che qui riportiamo in ordine alfabetico, mostrano una certa omogeneità tra i vantaggi e gli svantaggi. La differenza, tuttavia, non risiede soltanto nei prezzi applicati dai provider. Alcuni strumenti sono più adatti alle aziende più piccole, altri offrono funzionalità tipicamente appannaggio delle grandi o grandissime organizzazioni.
Asana
È tra le soluzioni più gettonate grazie alla duttilità che ne fa uno strumento idoneo a qualsiasi organizzazione. Asana mette il focus sulla prioritizzazione delle attività, gestendo al meglio l’allocazione delle risorse e assicurando così che i flussi progettuali siano coerenti con le esigenze dell’organizzazione.
La funzionalità AI Studio consente di creare agenti AI personalizzati in modalità no-code e si rivolge così anche a un parterre di utenze non particolarmente esperte, che possono contare su una nutrita documentazione di riferimento (Asana Academy). Più in generale, le funzioni AI consentono l’automazione di compiti ripetitivi ed è anche da segnalare la centralizzazione delle informazioni che facilita la comunicazione tra utenti e gruppi di lavoro.
Asana si appoggia a Amazon Web Services e garantisce un elevato livello di sicurezza e privacy, altro punto a favore di questa piattaforma che, non a caso, è tra le più popolari.
Il piano gratuito, limitato alle funzionalità di base, è insufficiente per cogliere appieno le potenzialità di Asana e i pacchetti Starter e Advanced sono pensati rispettivamente per esigenze di diverso grado di difficoltà. Il piano Starter costa 10,99 dollari al mese per utente (10,47 euro), mentre il piano Advanced costa 24,99 dollari al mese per utente (23,81 euro).
ChatGPT
L’idea di usare ChatGPT per la gestione dei progetti non è affatto avulsa dalla realtà e, benché abbia dei limiti tali da relegare l’AI Generativa di OpenAI a progetti semplici gestiti da un gruppo ristrettissimo di persone, ha il pregio di avere prezzi accessibili. Infatti, è sufficiente sottoscrivere un abbonamento alla versione Plus da 20 dollari al mese (19,06 euro).
Esistono diversi corsi online – acquistabili per somme prossime ai 50 euro – che spiegano come creare progetti, come generare report sullo stato di avanzamento e creare liste di compiti prioritari.
ChatGPT è indicato anche per delineare idee, specifiche e proporre soluzioni a fronte degli scenari proposti, così come è duttile nel riassumere riunioni, colloqui e financo per redigere rapporti e email.
La mancanza di un’interfaccia grafica e la necessità di una costante supervisione sono due limiti, così come l’impossibilità di trasferire dati o assegnare task a utenti specifici in assenza di uno strumento terzo. È però possibile integrare i progetti in altre soluzioni quali, per esempio, Asana.
ClickUp
ClickUp offre un’ampia gamma di funzionalità altamente personalizzabili per rispondere a una moltitudine di esigenze operative.
La gestione delle attività è duttile, così come lo sono le visualizzazioni a disposizione degli utenti, ai quali viene data la possibilità di condividere e modificare documenti in tempo reale.
Consente l’automatizzazione dei flussi ripetitivi di lavoro e si integra con diversi applicativi terzi, tra i quali Microsoft Teams, Slack e Trello, oltre a mettere a disposizione delle API proprietarie per favorirne l’integrazione con i software aziendali.
Tra i tanti punti a favore di ClickUp è doveroso citare l’interfaccia intuitiva e il piano gratuito che include un vasto carnet di funzionalità, utili soprattutto a valutare la piattaforma prima di mettere mano al portafoglio e acquistare uno dei pacchetti a disposizione, i cui prezzi variano dai 7 dollari ai 12 dollari al mese per utente (da 6,67 euro a 11,43 euro).
I prezzi del pacchetto Enterprise che mette ulteriore enfasi su privacy e compliance vengono comunicati a chi ne fa richiesta.
Anche per quanto riguarda ClickUp, la curva di apprendimento può rappresentare un limite e il tracciamento delle ore lavorate tende a essere perfettibile se i progetti si protraggono a lungo nel tempo.
Monday.com
Una piattaforma relativamente facile da usare, con qualche eccezione della quale parleremo più sotto. Monday.com ha un’interfaccia grafica molto intuitiva e consente di creare e monitorare attività tenendo conto di scadenze e priorità.
L’automazione dei task ripetitivi, le integrazioni con una moltitudine di applicazioni e piattaforme terze, l’alto tasso di personalizzazione delle dashboard e le tante visualizzazioni disponibili ne fanno uno strumento di pianificazione elastico adatto a tutte le realtà aziendali.
Con il passare del tempo Monday.com ha migliorato gli strumenti di collaborazione che consentono a chi è coinvolto in un progetto di dialogare in tempo reale e di condividere documenti e file.
Tuttavia, le funzionalità più avanzate possono alzare la curva di apprendimento e fare lievitare i costi. Leggendo le recensioni online, inoltre, l’app per dispositivi mobili risulta meno scattante e meno duttile rispetto alla piattaforma raggiungibile via desktop.
I pacchetti disponibili includono un piano gratuito per un massimo di due utenti con delle funzionalità molto ridotte. Il piano Basic da 9 euro al mese per utente e quello Standard da 12 euro al mese per utente includono funzionalità e personalizzazioni avanzate mentre, il piano Enterprise che copre le esigenze utili alla gestione di progetti particolarmente complessi e include un supporto avanzato e, oltre a rispondere a più elevati standard di sicurezza, ha un costo per utente che viene comunicato a chi ne fa richiesta e che varia a seconda delle funzionalità e del numero di utenti.
Notion AI
Notion, piattaforma per la gestione dei progetti, dispone di un’estensione chiamata Notion AI che, oltre a fornire consigli per l’ottimizzazione dei flussi, automatizza le attività di routine e genera rapporti e documenti.
L’ottimo livello di personalizzazione di Notion viene amplificato dall’estensione AI, dedita anche alle traduzioni in tempo reale e questa è una funzionalità che può diventare essenziale per i progetti che coinvolgono gruppi di lavoro residenti in diverse parti del globo.
Sulla flessibilità è utile spendere due parole in più: uno dei vantaggi di Notion è proprio la duttilità che ne fa uno strumento adatto a qualsiasi tipo di progetto e a qualsiasi tipo di organizzazione. Questa trasversalità è anche uno svantaggio, perché rappresenta un’increspatura della curva di apprendimento per quegli utenti meno avvezzi all’uso degli strumenti di collaborazione.
Anche il prezzo può essere elemento di riflessione. Fatta eccezione per il piano Free (assai limitato), il pacchetto Plus costa 9,50 euro al mese per utente e il piano Business ha un costo di 14 euro. A questi importi vanno aggiunti 7,50 euro per l’estensione AI e ciò porta i costi rispettivamente a 17 euro e a 21,50 euro mensili per utente. Esiste anche una versione Enterprise i cui costi sono comunicati a chi ne fa richiesta.
Wrike
Un altro strumento che racchiude tutti i prerequisiti essenziali citati in apertura è Wrike, piattaforma che consente di creare attività, assegnarle a utenti o a gruppi di utenti e monitorarle tenendo così traccia dello stato di avanzamento di ognuna di esse.
Offre differenti modalità di visualizzazione dei progetti gestiti, tra le quali figurano anche i diagrammi di Gantt e le bacheche Kanban. Soddisfa anche l’esigenza di automazione di flussi di lavoro ripetitivi e si integra con una moltitudine di applicazioni e piattaforme di terze parti, tra le quali Google Drive, Salesforce e Tableau.
Wrike supporta la verifica della disponibilità delle risorse per i progetti, il monitoraggio delle ore lavorate e la distribuzione equilibrata del carico di lavoro tra i membri dei gruppi coinvolti.
Le funzionalità di comunicazione integrate supportano la collaborazione dei singoli partecipanti allo sviluppo di un progetto.
Sul fronte dei limiti o delle pecche, va segnalato che le tante funzionalità messe a disposizione da Wrike incidono potenzialmente sulla curva di apprendimento che può risultare irta. Le politiche di pricing legate alle funzioni e alle integrazioni richieste da chi lo usa possono coincidere con un costo elevato del servizio.
Infatti, al di là della versione per un solo utente e con molte limitazioni che è completamente gratuita, i piani dei prezzi di Wrike variano dai 10 dollari ai 24,8 dollari al mese per utente (da 9,53 euro a 23,63 euro) e, per le organizzazioni che hanno necessità ingenti sia dal punto di vista delle funzionalità sia dal punto di vista del numero di utenti, esistono i pacchetti Enterprise e Pinnacle i cui costi vengono forniti dietro espressa richiesta.
Le capacità di monitoraggio del tempo presentano diversi limiti che potrebbero cozzare contro le esigenze di chi è chiamato a gestire progetti di lunga durata o che richiedono livelli di dettaglio estremamente approfonditi.
YouTrack
Creato da JetBrains, YouTrack è un prodotto interessante soprattutto per le logiche commerciali. Partiamo subito dai limiti, rappresentati dalla personalizzazione perfettibile e dalla curva di apprendimento che può essere spinosa.
Sul fronte opposto, un vantaggio di rilievo è costituito dal fatto che JetBrains guarda alle grandi aziende dando però importanza anche a quelle più piccole, tant’è che YouTrack può essere utilizzato gratuitamente fino a 10 utenti.
La gestione delle attività, l’automazione dei processi con tanto di suggerimenti e l’ampia documentazione online sono i fiori all’occhiello di questa soluzione il cui costo è incentrato sul numero di utenti e non sulle funzionalità richieste. I prezzi partono da 3,67 euro al mese per utente (dall’undicesimo utente in poi) calando progressivamente con l’aumentare del numero di licenze acquistate.
YouTrack è disponibile sul web ma anche on premise per ambienti Windows, Linux e macOS, può quindi essere installata su server aziendali (qui il link per prelevare il software, un pacchetto zip di circa 1 GB, qui la versione su Docker).
Zapier
Uno degli aspetti più importanti di Zapier è l’ampia gamma di software e piattaforme terze con cui può essere integrato, il cui numero supera le due migliaia. Le API, la cui documentazione potrebbe essere migliore, consentono l’interazione con qualsiasi applicazione e, parallelamente, OpenAI mette a disposizione delle API per Zapier al fine di ottenere un’automazione avanzata che esula anche dalla mera gestione dei progetti.
Zapier fonda il proprio funzionamento sul concetto di “Zap”, automazioni per l’esecuzione di compiti specifici come, per esempio, avviare una nuova attività di progetto al verificarsi di una condizione quale l’accettazione di una proposta commerciale di un fornitore. Tutto ciò senza scrivere una riga di codice.
È possibile centralizzare gli aggiornamenti dei progetti, automatizzare la creazione e l’assegnazione delle attività, e inviare notifiche di follow-up, garantendo che tutti i assegnati a un progetto siano sempre aggiornati sul suo stato di avanzamento.
Il piano gratuito è limitato a 100 attività mensili e quindi mal si adatta a progetti di una certa entità. Le logiche di pricing si tramutano in tre diversi pacchetti (Professional, Team ed Enterprise) i cui prezzi partono da 19,66 euro al cui centro non c’è il numero di utenti ma la quantità di attività e l’integrazione con altre applicazioni. Avendo una natura modulare, Zapier mette a disposizione – a pagamento – diverse estensioni che consentono una maggiore personalizzazione.
Conclusioni
I dati sono sempre fondamentali e l’uso di tool di project management integrati con l’AI non fa alcuna eccezione.
Ci sono tool incentrati sulla gestione dei progetti e altri, come Zapier, costruiti attorno alla filosofia di automazione propriamente detta, con benefici anche nell’ambito della gestione dei progetti.
La curva di apprendimento diventa più ripida con l’aumentare delle funzionalità richieste, di norma direttamente proporzionali alla complessità del progetto.
Non di meno, la supervisione dell’uomo è sempre necessaria e credere che un tool di questo tipo possa escluderla è controproducente e fuori da ogni logica.
