Nel cuore dei processi aziendali si nascondono dati strategici la cui disponibilità e accessibilità possono fare la differenza tra una gestione efficiente e un sistema macchinoso. Tra questi, le informazioni contenute negli ordini di acquisto rivestono un ruolo cruciale. Dettagli come centri di costo, fornitori, quantità e prezzi sono fondamentali non solo per la contabilità, ma anche per la pianificazione finanziaria, il controllo di gestione e la conformità normativa. Tuttavia, reperire questi dati in modo tempestivo e preciso rimane ancora oggi una sfida per molte organizzazioni, soprattutto quando distribuite su scala globale.
In questo contesto, l’esempio di Heineken rappresenta un benchmark significativo di trasformazione digitale. Il colosso della birra, con oltre 165 birrifici in più di 70 Paesi, ha deciso di affidarsi all’intelligenza artificiale per risolvere una delle criticità più diffuse nei processi interni: l’accesso ai dati, anche quelli collegati agli ordini di acquisto.
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Che cosa sono gli ordini di acquisto e perché sono fondamentali
Gli ordini di acquisto (PO, Purchase Orders) sono documenti ufficiali emessi da un’azienda per richiedere beni o servizi a un fornitore. Oltre a contenere dettagli logistici ed economici, come le quantità richieste, le date di consegna e i termini di pagamento, gli ordini di acquisto costituiscono una traccia formale delle intenzioni commerciali tra cliente e fornitore. Sono il punto di partenza per la registrazione della spesa, il calcolo dei margini, la valutazione dei fornitori e il monitoraggio dei budget.
In mancanza di un accesso semplice e tempestivo a queste informazioni, i processi rischiano di rallentare e perdere in efficacia. È per questo che sempre più aziende stanno investendo in soluzioni che permettano di “parlare con i dati”, superando l’approccio tradizionale basato su report statici o su analisi manuali frammentate.
AI e ordini di acquisto: efficienza e precisione nei processi di procurement
In questo quadro, l’intelligenza artificiale applicata ai processi di procurement sta introducendo nuove modalità operative più rapide, affidabili e orientate al dato. Le soluzioni basate su AI permettono di automatizzare attività ripetitive, migliorare l’accuratezza dei dati e accelerare le decisioni strategiche.
Ad esempio, l’AI può individuare automaticamente anomalie o informazioni mancanti negli ordini di acquisto, come l’assenza di centri di costo, garantendo una maggiore conformità e riducendo i rischi operativi.
Inoltre, l’utilizzo di agenti AI consente di personalizzare le raccomandazioni di acquisto, ottimizzare la selezione dei fornitori e semplificare la gestione dei contratti, contribuendo a una supply chain più resiliente e reattiva alle dinamiche di mercato.
Il caso di Heineken: un chatbot anche per supportare la gestione degli ordini di acquisto
Per entrare più in concreto, è interessante il progetto sviluppato da Heineken che ha introdotto Hoppy, un chatbot di intelligenza artificiale sviluppato su SAP Business Technology Platform (SAP BTP), per migliorare radicalmente la fruizione dei dati interni.
«Il nostro obiettivo era migliorare l’efficienza e la velocità con cui le persone possono lavorare – spiega Andre van Schuijlenburg, director of Global Process Management di Heineken -. Le due aree in cui vediamo davvero questa possibilità sono il recupero dei dati e la gestione della conoscenza».
Con l’AI dati e insight sono a portata di mano
Uno degli obiettivi dichiarati è rendere possibile quello che in azienda definiscono “chattare con i dati”: invece di cercare manualmente le informazioni nei report, grazie all’integrazione con SAP Datasphere, Heineken ha ora un modello dati unificato, e con la funzionalità dell’hub di AI generativa integrata in SAP BTP il chatbot consente l’esecuzione di query in NLP, la visualizzazione, e un accesso ai dati più sicuro.
«Gli utenti possono interrogare i sistemi aziendali in linguaggio naturale e ricevere risposte strutturate in formato visuale – grafici, dashboard, confronti – prelevate in tempo reale da più fonti aziendali», sottolinea van Schuijlenburg. «Questo approccio elimina la necessità di accedere a più sistemi o coinvolgere analisti per ottenere insight, rendendo l’interazione con i dati più immediata, autonoma e funzionale al decision making. Tutto questo ci ha permesso di veder diminuire sensibilmente il tempo necessario agli utenti per recuperare le informazioni da 15 minuti a 1 minuto in alcuni processi».
E vantaggi concreti ci sono anche anche nella gestione degli ordini di acquisto: Hoppy è oggi in grado di segnalare eventuali informazioni mancanti, come i centri di costo, contribuendo a migliorare la qualità e la precisione dei dati inseriti nei flussi approvativi.
Gestire la conoscenza in azienda migliora l’autonomia operativa e facilita l’accesso alle informazioni
L’AI consente di accedere in modo rapido e multilingue a procedure, policy e documentazione tecnica spesso distribuite su sistemi eterogenei.
«L’intelligenza artificiale può accedere a molti documenti diversi per trovare le conoscenze presenti in azienda, come ad esempio le procedure operative standard», ha spiegato van Schuijlenburg. «Se vuoi sapere come creare un ordine di vendita, il sistema può dirti esattamente come farlo, indicandoti anche le fonti da cui ha tratto l’informazione».
Questo approccio riduce la dipendenza da team di supporto interni, migliora l’autonomia operativa e facilita l’accesso alle informazioni anche in contesti internazionali dove la lingua può rappresentare una barriera. Grazie alla capacità dell’AI di restituire risposte nella lingua dell’utente, pur basandosi su documenti in inglese, si favorisce una comunicazione più inclusiva e produttiva.
Accesso rapido ma sicuro: i dati giusti, alle persone giuste
L’adozione di un sistema così avanzato di intelligenza artificiale non è esente da rischi, soprattutto in ambito enterprise, dove la protezione dei dati sensibili è prioritaria. Heineken ha affrontato il tema con grande attenzione, replicando le autorizzazioni già presenti nei sistemi esistenti. «Con Hoppy, replichiamo i diritti degli utenti. Quindi, se un dipendente ha accesso a determinati dati, Hoppy li mostrerà. Se non ha i permessi, non li vedrà. È tutto basato sul single sign-on e sui normali criteri di accesso ai dati», ha chiarito van Schuijlenburg.
Questa gestione intelligente dei permessi consente di democratizzare l’accesso alle informazioni senza compromettere la sicurezza o la compliance.
Il valore strategico dell’AI nei processi operativi
Il caso di Heineken dimostra come l’intelligenza artificiale non sia solo un elemento di innovazione tecnologica, ma anche uno strumento concreto per aumentare la produttività e l’accuratezza operativa. Con Hoppy integrato anche su piattaforme come Microsoft Teams, il chatbot si sta affermando come un assistente digitale trasversale, in grado di supportare i team nella risoluzione quotidiana di problemi, riducendo la dipendenza dagli analisti e migliorando la collaborazione.
«Non è sempre un percorso facile costruire e integrare gli agenti – ammette van Schuijlenburg. C’è ancora molto da scoprire. Ma come diciamo ai team: ‘Non preoccuparti, sii Hoppy!’».
