AI note-taker 2025: i migliori strumenti per trascrivere riunioni e appunti

Una delle più interessanti funzionalità che l’avvento dell’intelligenza artificiale ha apportato nel mondo del lavoro, è la possibilità di essere integrata in applicazioni e strumenti che possono ottimizzare la produttività. Uno degli esempi più concreti sono i dispositivi e i software che consentono la trascrizione e la rielaborazione dei contenuti, dei discorsi, delle riunioni e delle conferenze.

Si tratta di soluzioni che permettono ai professionisti di ogni ambito a risparmiare ore di lavoro, grazie agli algoritmi. Tali soluzioni possono essere individuate sia su supporti fisici sia su app da installare sui propri dispositivi mobili, smartphone o tablet.

Online è disponibile un’elevata varietà di strumenti e software in grado di assolvere compiti simili, dai più utili ai meno performanti. Ma ognuno possiede la sua peculiarità che lo contraddistingue. Come i bot indiscreti che accedono alle riunioni online, alle soluzioni che possono agire sulla call e utilizzare la cancellazione del rumore, fino ai dispositivi indossabili.

I migliori note-taker AI per trascrizioni intelligenti

Plaud Note

Plaud Note è un dispositivo fisico progettato per registrare, trascrivere e sintetizzare riunioni, telefonate e conversazioni in mobilità. Ha la forma di una sottile scheda metallica e si collega a smartphone via Bluetooth. Registra audio con alta qualità, grazie ai microfoni direzionali integrati, e supporta oltre 100 lingue, incluse lingue asiatiche e dialetti europei.

Una delle sue funzioni chiave è la generazione automatica di sintesi AI in stili diversi: task list, executive summary, trascrizione completa, analisi per speaker e struttura a bullet point. I modelli AI usati includono GPT-4, Claude e Gemini, selezionabili manualmente. È possibile interrogare le registrazioni via chatbot con domande del tipo “Quali sono stati i prossimi passi concordati?”. Il dispositivo funziona solo associato all’app mobile proprietaria, che richiede un abbonamento per le funzioni avanzate. Non è compatibile con altri software. All’interno anche una versione Beta dell’AI che permette di utilizzare l’app come fosse un LLM.

Plaud NotePin

Plaude NotePin è una variante indossabile di Plaud Note, pensata per chi desidera un accesso continuo alla registrazione vocale, senza estrarre dispositivi dalla tasca. Può essere indossato come clip da giacca, bracciale o ciondolo, mantenendo le stesse capacità di trascrizione e sintesi della versione standard. La differenza principale sta nella discrezione d’uso e nella possibilità di attivare la registrazione tramite gesto fisico o tocco.

L’interazione con l’app permette di trasformare le registrazioni in mappe mentali, timeline cronologiche o note sintetiche in stile “follow-up email”. Include anche il supporto alla speaker diarization e alla creazione di prompt dinamici basati sul contenuto delle conversazioni. Tuttavia, il processo di trascrizione è asincrono: può richiedere anche 10 minuti per completare l’elaborazione, e l’efficacia dipende molto dalla qualità dell’audio catturato.

Jamie AI

Jamie AI è un’applicazione web e desktop per trascrivere e sintetizzare riunioni, interviste o chiamate, con un’attenzione estrema alla privacy e all’assenza di bot visibili. A differenza di strumenti come Otter o Fireflies, Jamie non inserisce alcun partecipante virtuale nei meeting: utilizza il microfono locale dell’utente per registrare e trascrivere in modalità invisibile.

Supporta più di 20 lingue, offre template personalizzabili, riconoscimento speaker, estrazione automatica di action items, e una comoda funzione chat per consultare riunioni passate con comandi in linguaggio naturale. Il software è compliant GDPR e i file audio vengono eliminati subito dopo l’elaborazione. L’app non è ancora disponibile per smartphone e non registra in tempo reale: funziona solo post-meeting. È ideale per chi ha bisogno di note pulite e professionali ma lavora in ambienti dove la presenza di AI va mantenuta sottotraccia.

Otter.ai

Otter.ai è tra le soluzioni più diffuse per la trascrizione automatica. Inserisce un bot virtuale nei meeting su Zoom, Meet e Teams, trascrive in tempo reale e genera riassunti, trascrizioni e elenchi di attività. Dispone anche di chat di ricerca, tagging degli speaker, funzioni collaborative e integrazione con Slack e Google Calendar .

Tra i vantaggi principali: facilità d’uso, trascrizione live, sincronizzazione automatica con gli inviti in calendario. Tuttavia, la precisione nella speaker diarization è limitata, il supporto linguistico è ridotto (solo inglese, spagnolo e francese) e la versione gratuita è molto ristretta in termini di minuti mensili. L’editing dei testi richiede tempo, e l’output include spesso errori se l’audio è disturbato o il lessico tecnico.

Fireflies.ai

Fireflies.ai si distingue per la sua capacità di ricercare keyword in trascrizioni lunghe, grazie a un sistema di indicizzazione efficace. Supporta l’integrazione con numerosi CRM (HubSpot, Salesforce), strumenti di collaborazione (Slack, Notion) e tool di project management. Registra e trascrive meeting online con un bot dedicato, e genera riassunti con bullet point ed estrazione di intenti.

Il sistema di commenti e reazioni all’interno della trascrizione è utile per i team. Tuttavia, il bot può risultare invadente, specialmente con clienti sensibili all’uso di AI. L’accuratezza cala con rumore ambientale o accenti marcati. Inoltre, molte funzioni sono dietro paywall, e anche nei piani a pagamento possono servire crediti extra per elaborazioni avanzate.

Krisp

Krisp nasce come strumento per cancellare il rumore ambientale in chiamate e videoconferenze, ma ha integrato nel tempo una funzione di trascrizione automatica e generazione di note. Il sistema opera in locale e non aggiunge bot ai meeting, il che lo rende molto apprezzato per ambienti formali e conversazioni sensibili.

Supporta solo la lingua inglese e le funzioni di trascrizione non sono live, ma asincrone. L’audio viene registrato in locale ma alcune funzioni richiedono l’invio ai server per l’elaborazione. È particolarmente utile in contesti rumorosi o condivisi, come spazi coworking o open space, dove l’audio pulito è una priorità.

Sonnet AI

Sonnet AI, da non confondere con l’AI di Anthropic, è progettato specificamente per le aziende che vogliono automatizzare la compilazione dei CRM dopo una chiamata. Registra in background, analizza le conversazioni e genera automaticamente note strutturate, campi compilati e insight da inserire nei CRM aziendali.

Supporta tutti i principali strumenti di videoconferenza e crea anche report vocali scaricabili. Rileva il tempo di intervento per ciascun partecipante, utile per analisi interne. Tuttavia, è disponibile solo per Mac, solo in inglese e conserva i dati (audio, testo, video) sui propri server. Le funzioni di ricerca semantica e personalizzazione sono limitate rispetto ad alternative più mature.

Tactiq

Tactiq è una estensione per Chrome che registra e trascrive in tempo reale le conversazioni su Google Meet, Microsoft Teams e Zoom. È pensata per chi desidera trascrizione live per speaker, sintesi automatica, e inserimento diretto su Google Drive. Integra anche OpenAI per insight personalizzati, e permette di salvare i prompt più usati.

Funziona bene per meeting strutturati e riunioni brevi. Tuttavia, è limitata all’ambiente Chrome, quindi non può essere usata su altri browser o come app nativa. L’interfaccia iniziale può risultare macchinosa, ma una volta configurata offre buoni risultati per chi lavora spesso su browser e ha bisogno di un sistema agile per riassunti e follow-up.

Trascrizione istantanea su Android

I dispositivi Android includono una funzione nativa chiamata trascrizione istantanea (Live Transcribe), sviluppata da Google per rendere l’audio accessibile in tempo reale. Disponibile gratuitamente su Play Store, l’app è in grado di trascrivere qualsiasi conversazione, suono ambientale o parlato in oltre 80 lingue, direttamente sullo schermo, senza necessità di connessione internet nelle versioni più recenti. Il sistema utilizza modelli AI locali, come Gemini Nano, per elaborare il parlato in tempo reale, con un livello di precisione elevato, specialmente in condizioni acustiche favorevoli.

Oltre alla semplice trascrizione, l’app consente di salvare l’intera conversazione, evidenziare parole, cercare nel testo, e leggere in differita ciò che è stato detto. La sua integrazione profonda nel sistema Android la rende ideale per studenti, giornalisti, professionisti in mobilità o persone con deficit uditivi. Non richiede abbonamenti o dispositivi esterni, ed è compatibile con la maggior parte degli smartphone recenti.

La mancanza di funzioni di sintesi o analisi può essere un limite per contesti aziendali, ma per un uso quotidiano, è una delle soluzioni più stabili, veloci e rispettose della privacy attualmente disponibili.

Google Recorder: trascrizione in tempo reale e accesso via web

Sugli smartphone Google Pixel è disponibile Recorder, l’app ufficiale di Google per la registrazione e la trascrizione istantanea, che si distingue per una caratteristica chiave: la possibilità di accedere e modificare le registrazioni direttamente dal sito recorder.google.com. La trascrizione avviene in locale, sul dispositivo, senza invio dei dati ai server, offrendo una combinazione ottimale di privacy, velocità e precisione. Ogni parola viene trascritta in tempo reale durante la registrazione, con evidenziazione sincronizzata e navigazione interattiva.

Una volta salvata, la registrazione può essere caricata automaticamente nel cloud (se l’utente lo desidera), rendendola disponibile per il riascolto, la condivisione o l’esportazione da qualunque browser. Da desktop, l’interfaccia di recorder.google.com permette di ricercare per parola, copiare il testo trascritto, esportare file audio e trascrizione, e perfino modificare il testo. Non è necessario installare software aggiuntivo.

È una delle soluzioni più efficaci e gratuite per utenti Android, se si utilizza un dispositivo compatibile come Google Pixel.