Robotic Process Automation (RPA) e intelligenza artificiale rappresentano due tecnologie complementari che, quando integrate, creano quella che viene definita “automazione intelligente”.
La RPA è un sistema tecnologico in grado di stabilire un flusso di lavoro tra software che solitamente non sono collegati tra loro. Pensate ai software robot come a collaboratori digitali instancabili che possono connettere sistemi diversi – dalla posta elettronica al sistema di gestione documentale, dai fogli di calcolo ai software contabili.
L’aggiunta dell’AI a questo processo trasforma la semplice automazione in automazione intelligente. L’intelligenza artificiale può assegnare all’applicativo la scelta automatica rispetto ad alcune decisioni nel flusso di lavoro, come l’estrazione di specifiche informazioni da documenti o banche dati.
Indice degli argomenti:
I tre livelli dell’automazione intelligente
L’Osservatorio Artificial Intelligence del Politecnico di Milano ha condotto un approfondimento su 75 casi internazionali di applicazione di RPA, definendo un framework su tre livelli:
- Livello 1 – Programmed RPA: automazione tradizionale deterministica per operazioni ripetitive su dati strutturati, senza AI.
- Livello 2 – AI Assisted RPA: la RPA è combinata con capability di intelligenza artificiale per supportare alcuni task specifici, migliorandone l’efficacia.
- Livello 3 – Cognitive Process Automation: automazione completa che include processi decisionali complessi e gestione di dati non strutturati.
Applicazioni pratiche della RPA negli studi commercialisti
Gestione documentale intelligente
Immaginate questo scenario comune: il vostro studio riceve quotidianamente decine di documenti via email che devono essere catalogati per tipologia e cliente. Supponiamo di dover gestire dei documenti che dovranno essere conservati in una cartella specifica per ogni cliente. La gestione si complica se desideriamo dividere per tipologia i documenti e far sì che tutte le fatture siano accorpate di una cartella specifica, i contratti in un’altra cartella, la documentazione riguardante i pagamenti dei dipendenti in un’altra ancora.
Con la RPA potenziata con AI, questo processo diventa completamente automatico:
Ricezione: il sistema monitora automaticamente le caselle email
Riconoscimento: l’AI identifica il tipo di documento (fattura, contratto, busta paga)
Estrazione dati: estrae automaticamente informazioni chiave (numero fattura, codice cliente, date)
Catalogazione: archivia il documento nella cartella corretta
Notifica: invia una comunicazione automatica al cliente e aggiorna lo stato del dossier.
Riconciliazione bancaria automatica
I moderni sistemi di RPA permettono l’importazione automatica degli estratti conto e l’accesso diretto ai dati dei conti correnti aziendali, riducendo significativamente le operazioni manuali e permettendo di accedere rapidamente ai dati finanziari del cliente per fornire consulenza di qualità superiore.
Il processo automatizzato include:
- Download automatico degli estratti conto
- Matching intelligente con le registrazioni contabili
- Identificazione automatica delle anomalie
- Generazione di report di riconciliazione
- Segnalazione di operazioni sospette per compliance antiriciclaggio.
Elaborazione intelligente delle dichiarazioni
L’automazione garantisce la conformità alle normative contabili e migliora la tracciabilità delle operazioni.
L’AI può:
- Verificare automaticamente la coerenza dei dati tra diversi moduli dichiarativi
- Identificare potenziali errori prima della presentazione
- Suggerire ottimizzazioni fiscali basate sui dati storici
- Monitorare le scadenze e preparare automaticamente i promemoria.
Quali sono i vantaggi della RPA per lo studio commercialista
Efficienza operativa
L’RPA consente di gestire un volume maggiore di dati e clienti riducendo i costi operativi. I numeri parlano chiaro:
- Riduzione del 70-80% del tempo dedicato ad attività ripetitive
- Diminuzione del 90% degli errori di trascrizione manuale
- Aumento del 40-60% della capacità di gestione clienti senza incremento del personale
Le conseguenze sulla qualità del servizio
Tutto questo permette di liberare dottori commercialisti, revisori e loro collaboratori da compiti dall’enorme dispendio di tempo, riducendo inoltre il rischio di errore, decisamente più alto se umano rispetto al guasto informatico.
Il commercialista può così concentrarsi su:
- Consulenza strategica ai clienti
- Analisi di mercato e business intelligence
- Sviluppo di nuovi servizi ad alto valore aggiunto
- Relazioni interpersonali e sviluppo del business.
Scalabilità della RPA
La RPA è scalabile e può essere personalizzata per adattarsi ai processi specifici dello studio, migliorando la coerenza e l’organizzazione dei dati. Questo significa che le automazioni crescono con il vostro studio, adattandosi alle nuove esigenze senza richiedere riprogettazioni complesse.
Tipologie di soluzioni disponibili
Piattaforme generaliste
Esistono diverse piattaforme RPA che offrono capacità di integrazione con l’intelligenza artificiale e interfacce user-friendly basate su drag-and-drop. Queste soluzioni enterprise integrano tecnologie avanzate di automazione e analisi per creare bot software versatili.
Molte di queste piattaforme si integrano naturalmente con gli ecosistemi software già in uso negli studi, facilitando l’adozione e riducendo i tempi di implementazione.
Soluzioni verticali per commercialisti
Il mercato offre anche soluzioni specificamente progettate per il settore professionale, che automatizzano le attività tipiche degli studi commerciali integrando funzionalità di intelligenza artificiale per la gestione dei flussi contabili.
Alcune soluzioni includono assistenti intelligenti specializzati nelle normative fiscali, contabili e del lavoro, progettati per fornire risposte precise e tempestive ai professionisti del settore.
Implementazione della RPA negli studi commercialisti
Valutazione dei processi
A gestire e indirizzare i meccanismi automatizzati è lo specialista di business, non un informatico. Il primo passo è identificare i processi più adatti all’automazione:
- Priorità alta (facili da automatizzare, alto impatto):
- Archiviazione documenti email
- Riconciliazioni bancarie standard
- Generazione report periodici
- Inserimento dati da documenti strutturati
Priorità media:
- Preparazione dichiarazioni semplici
- Gestione scadenzari
- Comunicazioni di routine ai clienti
Priorità bassa (complessi, richiedono decisioni umane):
- Consulenza strategica
- Gestione contenziosi
- Analisi di casi particolari
Un approccio graduale all’automatizzazione
Fase 1 – Pilot Project (2-3 mesi): si inizia con un processo semplice e ben definito, come l’archiviazione automatica delle fatture passive.
Fase 2 – Espansione (6 mesi): si estende l’automazione ad altri processi documentali e alla riconciliazione bancaria.
Fase 3 – Integrazione AI (12 mesi): si introducono elementi di intelligenza artificiale per decisioni più complesse e analisi predittive.
RPA per i commercialisti: considerazioni sull’investimento
I costi variano significativamente in base alla complessità della soluzione scelta, dalle versioni entry-level fino alle piattaforme enterprise complete di intelligenza artificiale. È importante considerare anche i costi di implementazione, formazione del personale e manutenzione nel lungo periodo.
Il Return on Investment (ROI) è generalmente raggiunto nel medio termine attraverso:
- Riduzione costi operativi per attività di routine
- Aumento della capacità di gestione clienti
- Riduzione errori e relative sanzioni
- Possibilità di offrire nuovi servizi premium
Gli aspetti normativi
La professione del commercialista è altamente regolamentata. È fondamentale che ogni automazione:
- Mantenga la tracciabilità completa delle operazioni
- Rispetti i principi di riservatezza e protezione dati (GDPR)
- Garantisca l’integrità dei documenti contabili
- Permetta la supervisione e l’intervento umano quando necessario.
La gestione del cambiamento
La RPA è uno strumento coinvolgente e democratico perché stimola la rivoluzione tecnologica a partire dal “basso”. La forza lavoro sceglierà in autonomia quali processi automatizzare sulla base dei propri bisogni.
Il successo dell’implementazione dipende da:
- Formazione del personale: unvestire nella crescita delle competenze digitali
- Comunicazione trasparente: spiegare chiaramente vantaggi e obiettivi
- Coinvolgimento attivo: far partecipare il team nella definizione dei processi da automatizzare.
Sicurezza e controllo
Le automazioni devono includere:
- Sistemi di backup e recovery
- Log dettagliati di tutte le operazioni
- Meccanismi di allerta per situazioni anomale
- Procedure di escalation per casi complessi.
Il futuro della professione di commercialista
Il commercialista del futuro non sarà sostituito dalle macchine, ma sarà un professionista potenziato dalla tecnologia. Se sei un professionista la nostra professione qualora dovesse continuare a basarsi solo ed esclusivamente sui due pilastri quali contabilità, dichiarativi e servizi fiscali non avrà futuro. Bisogna necessariamente aggiungere un terzo pilastro, vale a dire i servizi ad alto valore aggiunto.
L’automazione intelligente libera tempo prezioso che può essere reinvestito in:
- Consulenza strategica: analisi di business intelligence e pianificazione finanziaria
- Due diligence digitale: valutazioni aziendali supportate da AI
- Compliance predittiva: sistemi che anticipano le criticità normative
- Advisory 4.0: consulenza basata su big data e analytics avanzati.
Le competenze emergenti per i commercialisti
Il commercialista moderno deve sviluppare competenze in:
- Data literacy: capacità di leggere e interpretare dati complessi
- Process design: progettazione di flussi di lavoro automatizzati
- Technology management: gestione e supervisione di sistemi automatizzati
- Digital advisory: consulenza su trasformazione digitale per i clienti
Conclusioni
L’RPA potenziata con AI non è più una tecnologia futuristica, ma una necessità competitiva per gli studi commerciali italiani. L’integrazione di tutte queste tecnologie basate sull’AI permette di ridisegnare i processi tradizionali, incrementando l’efficienza, l’accuratezza e il valore dei servizi offerti ai clienti.
Alcune raccomandazioni:
- Iniziare ora: ogni mese di ritardo comporta una perdita competitiva crescente
- Partire in piccolo: un pilot project di successo vale più di una trasformazione fallimentare
- Investire nelle persone: la tecnologia è un acceleratore, non un sostituto delle competenze professionali
- Pensare in grande: pianificate una roadmap di trasformazione digitale a 3-5 anni
- Collaborare: condividete esperienze con colleghi e partecipate a comunità professionali
La rivoluzione dell’automazione intelligente è già iniziata. Gli studi che sapranno adottare queste tecnologie non solo sopravviveranno, ma prospereranno in un mercato sempre più competitivo, offrendo ai propri clienti servizi di qualità superiore e valore aggiunto reale.
