Il passaggio dalla semplice gestione documentale a una vera e propria document intelligence è un cambiamento radicale, che molte aziende stanno affrontando. L’approccio tradizionale si è basato su sistemi di archiviazione e ricerca, ma oggi la sfida è riuscire a estrarre valore da enormi moli di dati, che restano altrimenti inutilizzati.
Secondo gli ultimi studi degli Osservatori del Politecnico di Milano, il 58% delle aziende italiane ha avviato progetti di digitalizzazione e automazione dei processi, ma il 43% ritiene che i sistemi attuali non siano sufficienti per gestire flussi informativi complessi.
In questo contesto, il mercato della gestione digitale dei documenti vale 2,3 miliardi di euro, con un incremento medio annuo del 4%: il 54% del valore è legato alla gestione interna dei documenti, mentre il 39% riguarda lo scambio elettronico con partner. Il Document Management System è adottato dal 42% delle imprese, la conservazione digitale a norma dal 69%, e la firma elettronica dal 63%.
Ciò nonostante, il 50% delle aziende investe meno dell’1% del fatturato in gestione documentale, mentre l’AI è considerata strategica dal 63% delle imprese e solo il 13% la utilizza davvero nei processi documentali.
Indice degli argomenti:
AI: dalla semplice archiviazione alla comprensione semantica dei documenti
La domanda chiave è dunque scontata: come far sì che i documenti non siano solo un ‘contenitore’ di dati, ma diventino veri e propri attori nei processi aziendali?
Alessandro Fabris, head of innovation e R&D manager di Siav, illustra una possibile risposta: “Storicamente, il nostro focus è sempre stato dare valore agli asset informativi aziendali. Ma con l’arrivo dell’AI le cose sono cambiate e finalmente abbiamo potuto potenziare i nostri strumenti per analizzare e comprendere le informazioni contenute nei documenti in modo molto più efficace”.
La vision si concretizza in SiavAI, piattaforma che integra intelligenza artificiale e automazione intelligente per trasformare i documenti in strumenti interattivi. Una soluzione che sfrutta la potenza di modelli di linguaggio naturale (Nlp) per consentire alle aziende di interagire con i documenti non solo tramite comandi strutturati, ma in modo intuitivo e naturale.
L’approccio di SiavAI si distingue da quello tradizionale per l’integrazione della comprensione semantica dei documenti, che consente una gestione automatica e intelligente. “Con SiavAI – spiega Fabris -, non si parla più di documenti da archiviare, ma di entità capaci di interagire con gli altri sistemi aziendali. L’intelligenza artificiale permette ai documenti di auto-gestirsi, capire il contesto e avviare azioni o risposte in modo autonomo”. In sostanza, ogni documento diventa un “attore” attivo nel processo aziendale. Si attiva così un approccio che consente di migliorare l’efficienza operativa, automatizzando attività che prima richiedevano un intervento manuale.
La democratizzazione dell’accesso alle informazioni con le interfacce in linguaggio naturale
Una delle chiavi di SiavAI è la democratizzazione dell’accesso alle informazioni. Molti sistemi tradizionali sono complessi e difficili da usare per chi non è esperto. Grazie all’intelligenza artificiale e alle interfacce in linguaggio naturale, SiavAI consente a chiunque, indipendentemente dal livello di competenza tecnica, di interagire facilmente con i documenti aziendali.
“Un ostacolo comune nei sistemi di gestione documentale tradizionali – spiega Fabris – è che sono progettati per utenti esperti, ma spesso non sono intuitivi per chi li usa sporadicamente. Con un’interfaccia in linguaggio naturale, si semplifica notevolmente l’interazione con il sistema, permettendo a tutti gli utenti di estrarre rapidamente le informazioni di cui hanno bisogno”.
Questo modus operandi permette di ridurre i tempi e aumentare l’efficacia nell’accesso alle informazioni, soprattutto in ambienti aziendali complessi dove le risorse sono molteplici e distribuite.
La strategia Siav per l’AI ibrida e la garanzia della sovranità del dato
Altro tema chiave al centro di SiavAI è la sovranità del dato, un principio sempre più cruciale nelle aziende. “La sovranità del dato è un tesoro – chiarisce Alessandro Fabris – e come tale va tutelato. Per questo, abbiamo sviluppato la nostra piattaforma con modelli locali che possono essere ospitati nei nostri data center, ma anche la possibilità di installare i servizi direttamente presso i nostri clienti. In questo modo garantiamo che i dati rimangano sotto il pieno controllo del cliente”.
La piattaforma, pur consentendo l’accesso ai modelli basati su cloud, rispetta sempre la privacy e la sicurezza, mantenendo il controllo dei dati in Europa e assicurando che nessuna informazione sensibile venga condivisa o utilizzata per addestrare modelli pubblici. Questo approccio risponde a una crescente esigenza di protezione delle informazioni aziendali, garantendo che i dati rimangano al sicuro, senza compromettere le performance e la scalabilità dei sistemi basati su cloud.
Automazione intelligente: l’AI a supporto del ruolo umano
L’introduzione di piattaforme come SiavAI non mira a sostituire il lavoro umano, ma a supportarlo nelle attività ripetitive e a basso valore aggiunto, migliorando così la produttività complessiva. Come sottolinea l’head of innovation e R&D manager di Siav, “l’intelligenza artificiale non è un surrogato dell’uomo, ma un alleato che aiuta a gestire l’enorme mole di dati che, senza l’AI, sarebbe difficile da affrontare e gestire”. In questo senso, SiavAI automatizza operazioni come la classificazione e l’estrazione di dati da documenti non strutturati, come pdf e immagini.
Per esempio, un’azienda potrebbe utilizzare SiavAI per automatizzare la classificazione dei contratti, risparmiando tempo e riducendo il rischio di errori nella gestione di una grande quantità di documenti.
Dalla R&D Siav al mercato: soluzioni chiavi in mano e approccio consulenziale
Le aziende oggi affrontano sfide che richiedono soluzioni flessibili e mirate. “Ogni realtà ha necessità diverse – fa notare Fabris -, quindi non offriamo soluzioni preconfezionate, ma interveniamo con soluzioni personalizzate”. In questo contesto, SiavAI si adatta ai flussi di lavoro del cliente, ottimizzando i processi in base alle esigenze individuali di ciascuno: “L’esperienza decennale nel settore della gestione documentale – chiarisce ancora Alessandro Fabris – ci mette in una posizione privilegiata per offrire soluzioni su misura, garantendo che i flussi di lavoro vengano ottimizzati nel miglior modo possibile”.
Guardando avanti: AI generativa, agenti e MCP Server
Una delle innovazioni più promettenti di SiavAI è l’integrazione di agenti intelligenti e Mcp Server, che insieme permettono al sistema di evolversi in modo dinamico, adattandosi a scenari aziendali sempre più complessi e in continuo cambiamento. “Si tratta di strumenti in grado di riconoscere il momento giusto in cui intervenire per migliorare l’automazione, soprattutto in situazioni inaspettate,” spiega Fabris. “Questo approccio, che è integrato direttamente nella piattaforma, consente di gestire rapidamente le eccezioni, migliorando l’efficienza complessiva e riducendo il rischio di errori.”
In pratica, gli agenti intelligenti possono analizzare dati provenienti da diversi sistemi aziendali e decidere autonomamente quando attivarsi, come nel caso di contratti che necessitano di approvazione o di informazioni relative a politiche aziendali che devono essere rapidamente recuperate.
L’uso di Mcp Server amplifica ulteriormente le potenzialità di SiavAI: questi server permettono ai diversi sistemi aziendali, come Dms, Erp e Crm, di comunicare in modo fluido e senza necessità di costose e complesse integrazioni manuali. Grazie a questa interoperabilità, le informazioni possono fluire facilmente tra i vari sistemi, senza interruzioni, e senza che l’azienda debba preoccuparsi di gestire in modo separato e disorganizzato i dati provenienti da piattaforme diverse.
Ad esempio, un’azienda che utilizza SiavAI per la gestione documentale può ora sincronizzare automaticamente i dati tra il sistema di gestione documentale e il suo Crm, ottimizzando i flussi di lavoro e garantendo che ogni team abbia accesso in tempo reale alle informazioni necessarie.
La visione human-in-the-loop: l’AI come assistente che coopera con l’uomo
Ma il vero punto di forza di questo approccio è la visione “human-in-the-loop”. Nonostante l’automazione avanzata, lo abbiamo detto, l’intelligenza artificiale non si sostituisce mai completamente all’uomo, ma agisce come un assistente che coopera con l’operatore umano. “L’AI svolge compiti ripetitivi e gestisce le attività a basso valore aggiunto, ma resta sempre l’uomo a prendere le decisioni finali,” afferma Fabris.
Questo approccio garantisce che l’intelligenza artificiale non solo aumenti l’efficienza operativa, ma che la supervisione umana rimanga centrale nel processo decisionale, preservando l’accuratezza e la qualità delle operazioni aziendali.
In definitiva, SiavAI non è pensato per sostituire l’uomo, ma per potenziarne le capacità, offrendo una sinergia che ottimizza i processi aziendali dinamici. E la conseguenza è che il documento non si pone più nel workflow come semplice oggetto da archivio, ma diventa un elemento chiave dell’operatività quotidiana.
Articolo realizzato in collaborazione con SIAV
