Formula 1 è sinonimo di velocità, efficienza, innovazione. Al di là della pista e della stagione di gare, quello stesso spirito guida anche l’approccio del gruppo Formula 1 alle persone e alle performance. Man mano che la celebre organizzazione di motorsport globale continua ad ampliare le proprie operazioni e attività, la funzione risorse umane del gruppo deve muoversi veloce ed efficiente quanto le auto da corsa.
Per questo, la divisione HR di Formula Uno ha trasformato il modo in cui attrae, gestisce e supporta i propri talenti, con la potenza dell’intelligenza artificiale e la tecnologia di Workday.
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Dai sistemi frammentati all’intelligenza connessa
In precedenza, l’HR della società si basava su una combinazione di sistemi legacy e processi manuali. “Ci siamo resi conto che potevamo ottenere una maggiore efficienza implementando un sistema capace di collegare tutte le nostre fonti di dati sul personale, e fare tutto ciò di cui avevamo bisogno, in un unico luogo, un unico sistema tecnologico”, osserva Alastair Goss, HR systems lead di Formula One.
Le esigenze dell’organizzazione erano uniche. Come azienda operante su scala globale, con collaboratori, esperti tecnici e personale per gli eventi e Gran Premi in più Paesi e regioni del mondo, Formula 1 ha dovuto affrontare diverse complessità, per cui la necessità di nuovi sistemi agili e connessi di gestione delle HR era evidente.
Dopo un’analisi del mercato e delle opportunità, Formula 1 ha scelto la soluzione di Workday, e “con il passare del tempo, i miglioramenti che stiamo riscontrando confermano che abbiamo fatto la scelta giusta”, sottolinea Goss.
Collegare HR, finance e dati delle persone
Formula 1 ha avviato l’implementazione graduale con i sistemi Workday Human capital management, Payroll, Absence management e Recruiting, seguiti da Time tracking, Talent management e Learning.
Collaborando con CloudRock per lo sviluppo tecnologico, l’organizzazione del Circus di Formula 1 ha ottenuto una visibilità immediata su tutte le proprie fonti di dati. “Prima di Workday, avevamo tutto separato: performance, assenze, stipendi, dati di recruiting. Ora è tutto lì, in un unico ambiente integrato”, rileva l’HR systems lead di Formula One.
Gestire le HR in giro per il mondo
Per una forza lavoro costantemente in movimento, l’accesso ai sistemi è fondamentale. “Molti dei nostri dipendenti sono basati nel Regno Unito ma viaggiano in tutto il mondo. Avere un’App che consente l’accesso ai dati da qualsiasi luogo è stato fantastico. Se qualcuno torna a casa dopo un Gran Premio, può prenotare le ferie dal telefono. È davvero positivo per tutto il nostro staff”.
Gli strumenti self-service intuitivi di Workday “hanno migliorato l’esperienza dei dipendenti, mentre i processi connessi tra HR e Finance hanno aumentato l’agilità organizzativa”.
Recruiting alla velocità di gara con l’AI
Nel 2024, Formula 1 si è trovata di fronte a una sfida crescente nel recruiting: 78mila candidature per soli 150 ruoli, una media di 520 candidati per posizione. “Il nostro team di Talent acquisition era letteralmente sommerso. Ci stavamo perdendo candidati eccezionali”, ammette Goss.
Dopo aver visto una demo di HiredScore, la scelta è stata veloce: “avevamo due opzioni: assumere più persone del necessario o trovare una soluzione più intelligente”, e “abbiamo scelto l’opzione più intelligente”.
Trasformare i dati HR in insight
All’inizio del 2025, HiredScore era completamente integrato. Il deployment tecnico “è stato semplice, ma la sfida più grande è stata ottenere l’allineamento interno. Abbiamo dovuto far sì che i team legale, audit e privacy dei dati si sentissero a proprio agio con l’idea che l’AI elaborasse dati dei candidati per la prima volta”, spiega il manager HR, “coinvolgerli fin dall’inizio è stato fondamentale”.
I risultati non si sono fatti attendere. In un caso di recruiting, una singola posizione ha attirato 600 candidati, tutti classificati come A o B dall’intelligenza artificiale. “Ci ha subito fatto capire che la descrizione del ruolo era troppo vaga”, rileva Goss. “L’abbiamo riscritta, in modo più dettagliato, e abbiamo immediatamente visto una distribuzione migliore. L’insight è stato immediato”.
Impatto misurabile e cambiamento nel recruiting
Formula 1 “ha così già registrato miglioramenti chiari e misurabili”:
Il tempo di screening su grandi numeri è stato ridotto del 20%, passando da una media di 13,3 giorni a 10,6 giorni.
Il 76% dei candidati preferiti sta raggiungendo la fase di colloquio, grazie alla valutazione supportata dall’AI, sia tra i nuovi candidati sia tra quelli già esistenti nel database aziendale.
Oltre all’efficienza, il progetto ha trasformato la cultura del recruiting. “Spesso c’è la pressione di muoversi velocemente”, rimarca Goss, “ma abbiamo imparato che prendersi il tempo per scrivere job description migliori genera enormi benefici a valle”. E sui circuiti di tutto il mondo.
