Procurement, come sta cambiando con l’Agentic AI

È il momento di guardare avanti e immaginare il futuro del procurement. Non stiamo parlando di un futuro lontano: i cambiamenti stanno avvenendo molto rapidamente. Tuttavia, alcune tendenze sono già chiare. L’intelligenza artificiale gioca già un ruolo importante in molte funzioni aziendali, incluso il procurement, anche se finora l’attenzione si è concentrata principalmente sull’AI predittiva e generativa.

Con l’arrivo dell’Agentic AI e il passaggio verso processi più autonomi e collaborativi tra uomo e macchina, stiamo entrando in una nuova fase. Vediamo come l’Agentic AI influenza i processi di procurement e quali implicazioni ha per i professionisti del settore.

Automazione e sourcing: il futuro è già iniziato

L’Agentic AI abilita decisioni e azioni autonome, riducendo al minimo l’intervento umano. Può fissare obiettivi, pianificare ed eseguire compiti, automatizzando processi complessi e ottimizzando i flussi di lavoro. Test e sperimentazioni sono già in corso.

Un ciclo autonomo si sviluppa in otto fasi principali, coordinate da un agente di orchestrazione, che supervisiona e ottimizza il lavoro dei diversi agent specializzati:

1. Determinazione dei fabbisogni: gli Agent AI rilevano esigenze di approvvigionamento tramite sistemi ERP, algoritmi di previsione della domanda e monitoraggio dei contratti, avviando automaticamente il ciclo.
2. Progettazione della strategia di sourcing: l’Agent AI sceglie la strategia più adatta e prende decisioni ponderate considerando il valore complessivo, rischio e sostenibilità.
3. Creazione e invio di RFx: il sistema genera RFQ, RFP o e-aste e seleziona fornitori da pool pre-verificati, gestendo autonomamente Q&A e invii.
4. Valutazione e shortlist dei fornitori: l’Agentic AI valuta le risposte, simula scenari e segnala anomalie, coinvolgendo gli operatori solo quando strettamente necessario.
5. Negoziazione autonoma: utilizzando vincoli e obiettivi predefiniti l’Agent negozia digitalmente prezzo, tempi e condizioni, limitatamente per ora a categorie non strategiche.
6. Redazione ed esecuzione del contratto: onboarding automatico dei fornitori e contratti firmati digitalmente o inviati a revisione legale.
7. Esecuzione e monitoraggio eProcurement: ordini emessi, consegne tracciate, performance dei fornitori monitorata su SLA, KPI ESG e rischi.
8. Monitoraggio post-assegnazione e ri-sourcing: in caso di criticità, l’Agent avvia automaticamente un processo di riapprovvigionamento e aggiorna i dati per ottimizzazioni future.

L’Agentic AI trasforma il procurement dall’automazione tattica all’orchestrazione autonoma, garantendo agilità, efficienza e resilienza mentre l’agente di orchestrazione funge come controllore dei flussi, coordinando e supervisionando le azioni senza eseguirle direttamente.

Collaborazione uomo-AI nel procurement: un nuovo modello di lavoro

Con l’Agentic AI, alcune attività operative del procurement verranno automatizzate, come compilare moduli, monitorare processi e redigere report. Tuttavia, l’intervento umano resterà fondamentale per negoziazioni complesse e categorie strategiche. Ricerche internazionali evidenziano come l’adozione dell’AI richieda formazione, nuovi flussi di lavoro e cambiamenti organizzativi.

Le aziende devono guidare la transizione con attenzione aggiornando KPI, incentivi e processi. Con iniziative strutturate, come giornate dedicate all’innovazione dei fornitori o monitoraggio dei rischi, il procurement può diventare più stimolante e gratificante.

Il ruolo dei professionisti del procurement nell’era dell’Agentic AI

Il lavoro dei professionisti del procurement sta evolvendo: dai compiti tattici si passerà a ruoli più strategici e consulenziali. Questo richiede progettazione intenzionale, reskilling e cambiamento culturale.

I professionisti supervisioneranno le decisioni AI, garantendo etica, conformità e controllo umano. In questo senso sta emergendo una nuova figura professionale, lo specialista di abilitazione AI per il procurement. Il suo compito non è soltanto tecnico, ma anche culturale e organizzativo: agisce come traduttore tra tecnologia e business, come formatore del team e come guardiano dell’etica e della trasparenza.

In pratica, guida il cambiamento dai processi tradizionali a quelli potenziati dall’AI, assicurando che le decisioni automatizzate siano eque e prive di distorsioni, rispettino le normative e siano sempre sottoposte a un controllo umano. Inoltre, fornisce formazione e coaching ai colleghi, aiutandoli a leggere correttamente i segnali di rischio e a interpretare le decisioni generate dagli algoritmi.

L’Agentic AI può aumentare la produttività

L’Agentic AI offre risparmi, maggiore efficienza e decisioni più accurate. Se adottata con attenzione, riduce errori e spese fuori controllo, aumentando al tempo stesso la produttività.

Tuttavia, il ruolo umano resterà centrale. Per sfruttarne il potenziale, le organizzazioni dovranno investire in formazione e certificazioni su etica e governance oltre a coinvolgere specialisti esterni per garantire un’integrazione sicura e strategica.

L’Agentic Procurement non è solo un’evoluzione tecnologica, ma l’inizio di una nuova era, in cui gli agenti si faranno carico dell’operatività tra acquirenti e fornitori, offrendo più tempo ai professionisti per concentrarsi su ciò che conta davvero: decisioni strategiche, relazioni di fiducia e creazione di valore sostenibile.