L’Humanitas Research Hospital è un ospedale universitario e di ricerca ad alta specializzazione. Si tratta del primo in Italia a essere certificato per la sua eccellenza dalla Joint Commission International come Ospedale Accademico.
La struttura, che si trova alle porte di Milano, ospita un centro di ricerca all’avanguardia e i programmi di residenza e dottorato di Humanitas University, Università dedicata alle life sciences che si distingue per il suo approccio alla formazione medica basato sulla simulazione e per la sua prospettiva internazionale.
Il centro di ricerca preclinica coinvolge oltre 400 ricercatori (scienziati medici, biologi, fisici, data scientist e tecnologi), che lavorano con una missione comune: fare progredire la scienza per fare la differenza nella vita dei pazienti.
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Il processo di onboarding potenziato con il chatbot
L’ambiente della ricerca è trasversale e abbraccia diverse funzioni e categorie professionali: medici, personale universitario, ricercatori, bioinformatici, tecnici, studenti, borsisti.
Il processo di onboarding nel centro ricerca è coordinato da un ufficio HR dedicato, coinvolgendo molte funzioni aziendali, come ad esempio la medicina preventiva, i servizi generali e il Lab management. Il turnover del personale negli ultimi tempi è sempre più consistente, con un reclutamento di personale internazionale, sia italiano di rientro, sia estero, con una crescita annua tra il 15 e il 20%.
L’obiettivo del team HR “è quello di rafforzare il processo di inserimento del personale e garantire un’ottima user experience al candidato”, spiega Luca Di Benedetto, direttore HR di Humanitas Research Hospital e Humanitas University.
E sottolinea: “la soluzione sviluppata da Athics con un nuovo assistente virtuale migliora la produttività del team HR e l’efficienza del processo. L’interazione multilingua facilita anche il percorso di inserimento delle risorse internazionali”.
Come funziona il nuovo assistente virtuale
Il nuovo chatbot del centro di ricerca Humanitas semplifica e automatizza il processo di inserimento dei nuovi assunti. Dopo la registrazione, il nuovo dipendente riceve un messaggio WhatsApp con un link per accedere al sistema e un pin per avviare il percorso di onboarding.
Il chatbot raccoglie informazioni come dati anagrafici, modulistica, documenti precompilati e materiale da scaricare, come policy aziendali e procedure operative.
I dipendenti possono scegliere la lingua da utilizzare e porre domande dirette al chatbot, che risponde sia in italiano che in inglese, fornendo assistenza su credenziali, badge, accesso alla mensa, parcheggi, supporto tecnico e altre richieste legate all’HR.
Il team HR monitora l’avanzamento delle operazioni
Il virtual assistant ricorda automaticamente ai dipendenti di completare il processo, inviando notifiche due volte al giorno fino alla finalizzazione.
Il team HR può monitorare l’avanzamento delle operazioni attraverso una dashboard, con indicatori che segnalano il completamento delle varie fasi.
Una volta raccolti e caricati tutti i documenti necessari, il sistema procede alla redazione del contratto e gestisce le attività correlate, come visite mediche e l’assegnazione di spazi e strumenti di lavoro.
Il chatbot “permette così un processo di onboarding rapido, efficiente e completamente digitalizzato”, rileva Di Benedetto, “migliorando l’esperienza dei nuovi assunti e riducendo l’impegno amministrativo per il team HR”.
Processo di onboarding più efficiente e veloce
Il chatbot ha diminuito i tempi di completamento del processo di onboarding, automatizzando la raccolta di informazioni e la gestione documentale. Da circa 3 o 4 giorni, i tempi di onboarding sono ridotti a poche ore.
I nuovi assunti, infatti, possono completare il processo in modo autonomo e rapido, abbassando i tempi di inserimento in azienda fino a oltre il 50%.
Attraverso la dashboard di monitoraggio del processo, l’invio di promemoria automatici e la funzionalità multilungua, “il team HR Ricerca può concentrarsi su attività a maggiore valore aggiunto”, fa notare il direttore HR, “riducendo il carico delle attività di data entry. Il processo è più lineare, con meno interventi manuali e maggiore controllo sulle scadenze”.
Supporto alle nuove risorse umane nel centro di ricerca Humanitas
Il percorso di onboarding diventa semplice e personalizzato. Il chatbot “fornisce supporto immediato e la funzionalità multilingua facilita i dipendenti internazionali a una maggiore comprensione dei documenti propedeutici all’onboarding, contribuendo alla velocità e all’efficienza del processo di inserimento”, rimarca Di Benedetto.
“Con Crafter.ai abbiamo trovato una soluzione leggera e veloce, che ha facilitato la customizzazione di un processo complesso come il nostro. Con questa tecnologia di Athics siamo riusciti a ridurre significativamente lo sforzo amministrativo legato al processo di HR onboarding”.
