Nelle imprese di tutto il mondo, e di ogni settore, le funzioni di approvvigionamento e acquisti si stanno riorganizzando e rimodellando, in risposta alle nuove sfide e opportunità. Lo scenario internazionale e l’evoluzione delle tecnologie spingono le aziende e i reparti forniture a ripensare le proprie attività di procurement e supply chain.
Le funzioni di approvvigionamento si trovano ad affrontare una tempesta perfetta: un panorama macroeconomico imprevedibile abbinato a una valanga di cambiamenti digitali. In questo quadro, gli addetti ai lavori del procurement sono sotto pressione per arrivare a ottenere più valore e risultati con meno risorse.
Come fare? Una delle strade principali da seguire è rappresentata dall’intelligenza artificiale. Sempre più imprese iniziano ad adottare agenti AI per automatizzare diverse attività, tra cui quelle ripetitive, accelerare l’impatto dell’innovazione, aumentare l’efficienza e – possibilmente – ridurre i costi.
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Il nuovo procurement nell’era dell’AI
Per questo, gli agenti digitali specializzati nelle operazioni approvvigionamento – progettati per acquisire contesto, prendere decisioni, pianificare il lavoro, suggerire opzioni e agire in autonomia – incideranno sempre più sull’organizzazione degli acquisti, rendendola più agile, veloce e sempre più strategica.
Questa dinamica accelera la transizione verso una forza lavoro ibrida, in cui i professionisti degli acquisti coesistono e collaborano con i loro colleghi digitali. Secondo una nuova analisi sul settore realizzata da McKinsey, questo cambiamento “potrebbe portare a un aumento dell’efficienza della funzione acquisti dal 25 al 40%, rispetto all’epoca pre-AI, riorientando allo stesso tempo le attività di team da quelle di routine a processi decisionali più strategici”.
Riorganizzare le funzioni di approvvigionamento
Al recente CPO Executive Forum di McKinsey, i responsabili degli acquisti hanno indicato come priorità principali, da affrontare e gestire, lo stress organizzativo e la gestione dei talenti, le nuove competenze e mansioni richieste alla funzione acquisti e l’accelerazione delle tecnologie digitali. Nessuno di questi problemi figurava tra le prime tre esigenze negli anni precedenti.
L’attenzione rivolta a queste problematiche è importante perché, secondo 20 anni di dati raccolti utilizzando l’indagine Global Procurement Excellence (GPE 360) di McKinsey per valutare la qualità della funzione di approvvigionamento, la maturità del modello operativo è strettamente correlata alla redditività.
Per esempio, le funzioni di procurement che favoriscono una migliore qualità, coinvolgimento e performance in termini di costi, hanno ottenuto in media un impatto tangibile sul margine Ebitda di almeno cinque punti percentuali in un anno.
Da raccoglitore di ordini a motore strategico
Il ruolo del procurement deve quindi trasformarsi da semplice ‘raccoglitore di ordini’ (order taker) ed esecutore operativo, a funzione incorporata nei flussi aziendali più rilevanti, abilitante e potenziante le performance complessive, capace di guidare il comportamento aziendale e promuovere risultati migliori.
La riduzione delle ore spese in lavoro ordinario e non specializzato, ora spostato sull’AI agentica, “permette ai dipendenti di dedicare maggiori sforzi alla strategia”, rileva il report realizzato da McKinsey: “invece di microgestire tutti gli acquisti, il procurement utilizzerà framework flessibili e canali di acquisto dinamici per indirizzare i dipendenti verso le decisioni corrette e più performanti, anche in termini di costi”.
Attraverso un approccio reinventato e in linea con l’innovazione, “il procurement non solo potrà soddisfare le crescenti aspettative di efficienza, ma vedrà riconosciuta la propria esperienza e conoscenza dei mercati di fornitura e delle tendenze di settore”. In questo modo, in molti casi, la funzione acquisti può diventare uno dei primi paladini del rinnovamento aziendale nell’era dell’AI.
Il ruolo della Gen AI e degli analytics
Nonostante la vasta disponibilità di strumenti evoluti (come i sistemi procure-to-pay, P2P, e l’e-sourcing, ancora spesso sottoutilizzati a causa della scarsa attenzione all’esperienza utente), le funzioni di procurement stanno progressivamente adottando l’analisi avanzata e la Generative AI.
Secondo le stime, il 40% delle funzioni di procurement ha già implementato o avviato progetti pilota di Gen AI. Le organizzazioni che abbracciano queste tecnologie “registrano benefici significativi, incluso un potenziale di risparmio del 20% rispetto a prima, derivante dall’implementazione di strumenti analitici per la gestione delle attività”, sottolineano gli analisti della multinazionale della consulenza d’impresa.
Un esempio tangibile di questo valore a portata di mano si è verificato presso una società farmaceutica globale, che ha utilizzato uno strumento di riconciliazione fattura-contratto basato sull’AI.
Un proof of concept (PoC) sviluppato in sole quattro settimane ha identificato una dispersione di valore (value leakage) superiore a 10 milioni di dollari l’anno, portando a rinegoziazioni con i fornitori per recuperare il valore perso.
L’AI e le nuove dinamiche di outsourcing
L’automazione guidata dall’AI agentica e dalla Gen AI sta anche via via rimodellando le decisioni e azioni relative all’outsourcing. I processi di routine ben documentati nel tempo, come la creazione e gestione degli ordini di acquisto e l’elaborazione delle fatture, sono quelli più suscettibili all’automazione basata sull’AI.
Questa nuova capacità di automazione ha innescato un’ondata di insourcing per molte organizzazioni che tradizionalmente esternalizzavano queste attività. Sebbene l’Offshoring rimanga un’importante leva di ottimizzazione, l’AI offre ora strumenti e un percorso per riportare alcune operazioni all’interno delle imprese, aumentandone l’efficienza in autonomia.
L’importanza dei centri di eccellenza tecnologica
Oltre la metà dei casi aziendali sondati da McKinsey indica che le proprie organizzazioni dispongono ora di un Centro di Eccellenza (COE) dedicato, con le imprese più grandi ancora più propense a investire in questa capacità.
Nei contesti di procurement all’avanguardia, il COE svolge un ruolo cruciale: codifica nuovi software e soluzioni, mantiene l’accertamento dei risultati e definisce l’approccio organizzativo su temi complessi come l’AI e l’analisi avanzata.
“Sebbene le missioni dei COE si concentrino spesso su efficienza ed eccellenza dei processi, sul rischio d’impresa e sulle politiche ESG”, viene evidenziato nell’analisi del settore, “c’è anche un’opportunità crescente per questi centri di sviluppare capacità ancora più evolute, per guidare l’integrazione tecnologica in azienda e la sua evoluzione”.
La differenza tra meccanico e ingegnere
In pratica, l’integrazione degli agenti AI nel procurement non rappresenta solo un miglioramento incrementale, ma un cambiamento di paradigma.
Se la funzione tradizionale degli acquisti può essere paragonata a un meccanico che si concentra sulla riparazione dei singoli componenti (le transazioni e i flussi della supply chain), l’organizzazione guidata dall’AI si trasforma in un ingegnere aerospaziale: utilizzando dati e modelli avanzati (gli analytics e l’AI), l’ingegnere è in grado di ottimizzare l’intero sistema (la strategia di fornitura) per prestazioni, efficienza e valore massimi.
